Erklärung zum Umfang

Die Verwaltung des Projektumfangs beginnt mit einer Erklärung zum Projektumfang. Mit dem Projektmanagement sind verschiedene Dokumente verbunden. Das Scope Statement ist das wichtigste Scope-Dokument für das Projekt-Scope-Management.

In diesem Artikel erfahren Sie alles darüber, was in einer Projektumfangserklärung enthalten ist und wie Sie eine solche erstellen können. Los geht’s!

Was ist eine Erklärung zum Geltungsbereich?

Definition

Jedes Projekt, ob groß oder klein, einfach oder schwierig, umfasst eine Projektumfangserklärung, die von den Projektmanagern verwendet wird, um die erwarteten Ergebnisse eines Projekts und alle Annahmen oder Einschränkungen, unter denen die Arbeit geleistet wird, zu bestätigen.

Die Projektumfangserklärung muss von allen Projektbeteiligten, einschließlich der Interessengruppen, Kunden und des Projektteams, gebilligt werden. Dieses Dokument wird vor dem Beginn der Projektarbeit erstellt.

Bedeutung der Erklärung zum Geltungsbereich

Ein Scope Statement leitet den Projektmanager an, die Projekte innerhalb der vorgegebenen Grenzen zu organisieren und abzuwickeln. Sie definiert den Umfang und die Möglichkeiten, die während des gesamten Projektlebenszyklus bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts genutzt werden können.

Sie sollten ein Project Scope Statement entwickeln, um die folgenden Szenarien in der Projektentwicklungsphase zu vermeiden:

• Die Anforderungen an das Projekt ändern sich ständig
• Der Projektabschluss liegt hinter dem eigentlichen Zeitplan zurück
• Die Projektkosten werden überschritten und überschreiten das angegebene Budget
• Die Anforderungen an das Projekt ändern sich mitten in der Entwicklungsphase und müssen neu überdacht werden.
• Das Projektergebnis bleibt hinter den Erwartungen des Kunden zurück
• Das gewünschte Qualitätsniveau entspricht nicht den Erwartungen

Wer ist für das Schreiben verantwortlich / wer ist der Autor?

Im Idealfall sind die Projektleiter selbst für die Erstellung der Projektumfangserklärung verantwortlich. Sie können diese Aufgabe aber auch an ein vertrauenswürdiges Teammitglied übertragen.

Oft wird eine Projektumfangserklärung von allen Teammitgliedern vervollständigt, oder sie wird an andere Beteiligte weitergeleitet, um Beiträge, Zustimmung oder Genehmigung einzuholen.

Was beinhaltet eine Erklärung zum Projektumfang?

Rechtfertigung

Jedes Projekt sollte einen bestimmten Bedarf decken. Eine Begründung erklärt den Bedarf, den Ihr Projekt anspricht. Sie wird in der Projektcharta ausführlicher beschrieben.

Beschreibung des Produktumfangs

Das Verständnis und die Definition des Projektumfangs sind von wesentlicher Bedeutung, bevor die Projektarbeit beginnt. Das Produkt, die Dienstleistung und die Gesamtergebnisse Ihres Projekts werden in diesem Abschnitt der Projektumfangserklärung beschrieben. Jedes am Projekt beteiligte Teammitglied kann bei Bedarf auf die im Umfangsmanagementplan definierten Erwartungen zurückgreifen.

Akzeptanzkriterien

In der Regel müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, bevor die Projektleistungen im Rahmen des Projektumfangsmanagements abgenommen werden. Solche Bedingungen werden als Abnahmekriterien bezeichnet.

Leistungsergebnisse

Die Leistungen eines Projekts in einem Projektumfangsdokument werden auch als Projektziele bezeichnet und beziehen sich auf die Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse, die Ihr Projekt bei seinem Abschluss oder während seines Lebenszyklus hervorbringen wird.

Projektausschlüsse

Alle Arbeiten, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden sollen, sind im Projektumfang enthalten. Es ist jedoch auch wichtig, anzugeben, was im Rahmen der Projektdurchführung nicht getan wird, damit alle Annahmen oder Ungewissheiten für alle Projektbeteiligten vollständig geklärt sind.

Beschränkungen

Zu den Grenzen gehören die Beschränkungen, die im Rahmen des Projekts erreicht werden können, der Zeitrahmen, in dem sie erreicht werden können, und die Kosten der Ergebnisse.

Annahmen

In der Unternehmensführung gibt es ständig Veränderungen. Auch wenn Sie noch so gründlich planen, können Ihr Projekt und Ihre Teammitglieder mit einigen Unwägbarkeiten konfrontiert werden. Die Erklärung zum Projektumfang muss das Verfahren umreißen, das Sie und die am Projekt beteiligten Teammitglieder anwenden werden, um mit ungewissen Informationen während der gesamten Projektentwicklungsphase umzugehen.

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Vorlage für Projektum fangserklärung

Das auch als Umfangsdokument bezeichnete Projektumfangsdokument besteht in der Regel aus den folgenden Elementen:

Einleitung

Der Einleitungsteil bietet einen Überblick über das gesamte Projekt. Es ist eine detaillierte Aufschlüsselung aller Aufgaben, die das Projektteam durchführen wird. Er enthält alle wichtigen Elemente, die sich auf das Projektergebnis auswirken könnten.

Projektumfang

Dieser Abschnitt ist sozusagen der „Hauptteil“ der Erklärung zum Projektumfang. Der Projektumfang erklärt, was das Projekt umfasst und was nicht, was den Managern hilft, Verwirrung bei den Beteiligten und den Mitgliedern des Projektteams zu vermeiden.

Ausschlüsse

Eine Projektumfangserklärung sollte auch Ausschlüsse enthalten. Ausschlüsse können aus allem bestehen, was nicht Teil des Projekts oder seiner Ergebnisse sein wird. Sie beziehen sich auf Dinge, die bei der Planung des Projekts nicht berücksichtigt werden.

Lieferbare Ergebnisse

Die messbaren Ergebnisse werden als Deliverables bezeichnet, die den erfolgreichen Abschluss des Projekts anzeigen. Dieser Abschnitt des Projektumfangs sollte auch das genaue Fälligkeitsdatum der zu liefernden Ergebnisse und die zu erreichenden Meilensteine enthalten.

Beschränkungen

Die möglichen Grenzen des Projekts, die das Projektergebnis beeinträchtigen könnten, werden als Einschränkungen beschrieben. Zu den Beschränkungen gehören Budget, Zeitplan, fehlende Informationen, Ressourcen usw.

Akzeptanzkriterien

Akzeptanzkriterien sind eine Vereinbarung darüber, wie der Erfolg des Projekts gemessen werden soll. Ein gut definiertes Abnahmekriterium trägt dazu bei, dass der Projektumfang nicht unkontrolliert ausgeweitet wird.

Endabnahme

Zum Schluss sollte eine endgültige Genehmigung erfolgen. In diesem Abschnitt der Projektumfangserklärung unterzeichnet der Kunde die Umfangserklärung. Damit wird bestätigt, dass alle Parameter berücksichtigt wurden und das Dokument korrekt und vollständig ist.

Schreiben Sie es auf und teilen Sie es mit Ihrem Team

Eine schriftliche Festlegung des Projektumfangs verhindert Missverständnisse innerhalb des Teams. Diese Erklärung unterstützt die richtige Planung eines Projekts und zeigt den Erfolg des Projekts, wenn es abgeschlossen ist. Es handelt sich um ein wichtiges Dokument, das Sie für jedes Projekt, das Sie leiten, verwenden sollten.