In einer Leistungsbeschreibung werden die Aktivitäten, die zu erbringenden Leistungen und der Zeitplan für ein Projekt festgehalten. Sie definiert die vom Auftragnehmer erwarteten Leistungen, das Niveau und die Qualität dieser Leistungen sowie die Preisgestaltung und die gesetzlichen Bestimmungen für die auszuführenden Arbeiten.
Er ist eines der ersten Dokumente, die im Rahmen eines Projekts erstellt werden. Es legt den Rahmen für das Projekt fest, bevor Planung und Ausführung beginnen. Eine effektive und gut formulierte Leistungsbeschreibung ermöglicht eine bessere Kontrolle über die zu erledigenden Arbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Leistungsbeschreibungen und wie man sie schreibt.
Was ist ein Statement of Work?
Ein Statement of Work (SOW) ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses eines Unternehmens. Es handelt sich dabei um ein formelles Dokument, das einem Auftragnehmer oder Lieferanten die Richtung vorgibt, wie die Projektarbeit ausgeführt werden soll. Kurz gesagt, ein SOW definiert alle Aspekte Ihres Projekts und legt die Grundlagen für Ihren Projektplan fest.
Ein gut geschriebener SOW hilft beiden Parteien, die Parameter für ein erfolgreiches Projekt zu verstehen. Ein schlecht formulierter SOW kann zu Konflikten führen, wenn er nicht korrekt geschrieben ist. Dies führt dazu, dass sich die Parteien über unklare Erwartungen und die Definition von guter Arbeit streiten. Um solche Streitigkeiten zu vermeiden, sollte eine gut formulierte Leistungsbeschreibung Folgendes enthalten:
- eine Liste der erwarteten Produkte
- Eine Liste der Aufgaben, die zur Erstellungdes Produkts führen
- Angaben darüber, wer die aufgelisteten Aufgaben erledigen wird
- Fälligkeitstermine für die zu liefernden Produkte
- Zahlungsplan und Fristen
- Festlegung, wer die Hauptaufgaben übernimmt
Woher weiß man, wann man eine Leistungsbeschreibung schreiben muss?
Eine Leistungsbeschreibung ist ein wichtiges organisatorisches Instrument, das die Arbeit des Projekts erfassen soll. Es legt besonderes Gewicht auf die Elemente, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind.
Es ist Teil eines Vertrags mit einem externen Auftragnehmer, Lieferanten oder Berater. Sie kann auch als Zwischenschritt bei der Planung größerer und komplexerer interner Projekte hilfreich sein, die strenge organisatorische Kontrollen erfordern, um erfolgreich zu sein. Eine gut formulierte Arbeitsbeschreibung öffnet die Tür für die Beauftragung von Fachexperten für ein großes und komplexes Projekt.
Im Kern ist eine Leistungsbeschreibung ein Kommunikationsinstrument. Sie beschreibt die auszuführende Arbeit. Jeder, der über die Fähigkeit zur schriftlichen Kommunikation verfügt, kann sie verfassen.
Die Arten von Arbeitsbeschreibungen
Entwurf und detaillierte Leistungsbeschreibung
In dieser Art von Arbeitsanweisung wird dem Zulieferer ausdrücklich mitgeteilt, wie er den Auftrag auszuführen hat, und es werden die genauen Anforderungen definiert, die für den Erfolg erforderlich sind. Dazu gehören genaue Maße, erforderliche Toleranzen, die benötigten Materialien, Anforderungen an die Qualitätskontrolle usw. Da die Verfahrensanweisungen in der Arbeitsanweisung explizit sind, trägt der Verfasser der Arbeitsanweisung das Leistungsrisiko.
Aufwandsgrad, Zeit und Material, Einheitssatz Arbeitsanweisung
Diese Art von Leistungsbeschreibung kann für dienstleistungsbasierte vertragliche Vereinbarungen verwendet werden. Sie enthält die wesentlichen Bestandteile jeder Leistungsbeschreibung, der Schwerpunkt liegt jedoch auf den Materialien, die für die Ausführung der Arbeit benötigt werden, und auf dem Zeitaufwand für die Arbeit.
Leistungsbezogene Arbeitsbeschreibung
Diese Art von SOW wird verwendet, wenn die Einzelheiten über die Ausführung der Arbeiten nicht enthalten sind. Aufgrund des minimierten Leistungsrisikos ist diese SOW für die meisten Unternehmen die bevorzugte Form des Dokuments.
Wie schreibt man eine Leistungs beschreibung?
Ein SOW sollte die folgenden Abschnitte enthalten:
Zielsetzungen
Dieser Abschnitt enthält den Zweck des Gesamtprojekts und seine Ziele. Die Auflistung dieser Ziele garantiert, dass die Erwartungen später erfüllt werden.
Umfang
Dieser Abschnitt enthält die Aufgaben, die ein Arbeitnehmer ausführen muss, um die Ziele zu erreichen.
Zeitplan
Dieser Abschnitt enthält die verschiedenen Fristen für jeden Teil des Projekts. Verzögerungen bei den zu erbringenden Leistungen können dadurch verursacht werden, dass einer der Termine nicht eingehalten wird.
Preis
Dieser Abschnitt enthält den Zahlungsplan und die Anforderungen zur Sicherstellung der Abschlusszahlung.
Wichtige Annahmen
Wenn ein Unternehmen für ein anderes arbeitet, können Annahmen als selbstverständlich angesehen werden. Zum Beispiel könnte der Auftragnehmer davon ausgehen, dass er Zugang zum Computersystem des anderen Unternehmens hat. Das Festhalten eines solchen Zugangs im Abschnitt über die Annahmen im SOW verhindert spätere Unklarheiten.
Abnahme
Die in diesem Abschnitt aufgeführten Kriterien sind die Anforderungen, die der Auftragnehmer erfüllen muss, bevor er die Abschlusszahlung für seine Arbeit erhält.
Allgemeine Richtlinien, die vor der Erstellung eines SOW zu beachten sind
Um die bestmögliche Leistungsbeschreibung zu verfassen, sollten Sie die folgenden Schritte durchführen:
Brainstorming vor dem Start
Ein großes Projekt besteht aus mehreren Komponenten. Denken Sie darüber nach, was Sie benötigen, und verhandeln Sie diese Bedingungen. So können Sie auch besser einschätzen, welche Entscheidungen Sie später in der Projektentwicklungsphase treffen müssen.
Schreiben Sie Ihren SOW so früh wie möglich
Während Sie den SOW schreiben, müssen Sie sich darauf konzentrieren, was Ihr Projekt braucht. Das Schreiben des SOW wird sich auf Ihre Entscheidungen darüber auswirken, wie das Projekt am besten funktionieren wird.
Setzen Sie Erwartungen
Überlegen Sie, was Ihr Projekt zu einem Erfolg oder Misserfolg machen wird. Legen Sie dann Ihre Erwartungen in der Leistungsbeschreibung fest. Auf diese Weise weiß der Auftragnehmer, ob er Gefahr läuft, zu scheitern.
Planen Sie formelle Überprüfungen ein
Ein entscheidender Fehler besteht darin, dass Sie Ihr Projekt nach dem Start unkontrolliert weiterlaufen lassen. In Ihrer Leistungsbeschreibung sollten Sie festlegen, wann alle Beteiligten zusammenkommen sollten, um die Projektleistung zu überprüfen.
Spezifität hinzufügen
Sie sollten eine vage Beschreibung einiger Schlüsselbereiche, die das Projekt zum Scheitern bringen werden, in Ihren SOW aufnehmen. Nehmen Sie auch einen Abschnitt in den SOW auf, der sich auf wichtige Kriterien wie Ziele, Umfang und Anforderungen konzentriert.
Legen Sie Details im Voraus fest
Bevor Sie die Leistungsbeschreibung schreiben, sollten Sie eine Vereinbarung getroffen haben. Es ist ein Fehler, während der Erstellung des SOW-Dokuments zu verhandeln. Sie sollten die Bedingungen kennen, bevor Sie sie im SOW dokumentieren.
Definieren Sie Begriffe
Branchenbegriffe und Akronyme können sich als destruktiv erweisen, wenn eine Partei sie nicht versteht. Wenn ein Unternehmen eine branchenspezifische Sprache verwendet, sollte es diese Begriffe im SOW näher erläutern.
Interne Diskussionen führen
Sie sollten wissen, welche Teammitglieder an dem Projekt mitarbeiten werden. Sie sollten mit jedem von ihnen sprechen, um sich über ihre Ziele und Erwartungen zu informieren. Sobald ein SOW erstellt ist, sollten Sie es von ihnen lesen lassen, um zu sehen, ob sie noch etwas hinzufügen möchten.
Überschreiben Sie es nicht
Ein langer SOW klingt normalerweise nach einer guten Idee. Aber das stimmt nicht. Wenn Sie einem Auftragnehmer ein langes SOW-Dokument vorlegen, wird dieser das Bedürfnis verspüren, es von einem Anwalt prüfen zu lassen. Daher sollten Sie ein solides SOW erstellen, das kurz genug ist, damit beide Parteien zustimmen können, ohne einen Anwalt hinzuzuziehen.
Abschließende Überlegungen
Der Erfolg eines jeden Projekts beginnt mit seiner Definition. Eine gut formulierte Arbeitsbeschreibung führt zu einer effektiven Durchführung des Projekts und zu einem Ergebnis, das Ihren Erfolgsstandards entspricht.
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