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Wenn Sie jemals in einem großen Unternehmen gearbeitet haben, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, mit dem Papier zurechtzukommen. Als Unternehmer, der immer auf der Suche nach neuen und effizienten Möglichkeiten zur Optimierung der Abläufe ist, ist es wichtig, die Vorteile eines papierlosen Büros genauer zu betrachten. Das papierlose Büro ist der perfekte Arbeitsplatz für jeden. Es geht nicht nur um papierloses Arbeiten. Es geht darum, die Zeit und den Kopf freizubekommen. Dieser Trend ermutigt Mitarbeiter dazu, ohne Papier zu arbeiten. Stattdessen nutzen sie elektronische Hilfsmittel und Systeme zur Erfassung und Speicherung von Informationen.
Unter „papierlos“ versteht man die Umwandlung von Informationen auf Papier in ihr digitales Äquivalent, z. B. in digitale Kopien von Dokumenten, E-Mails oder Tabellenkalkulationen. Dies kann viele Geschäftsprozesse einfacher und effizienter machen. Dies kann auch dazu beitragen, die Kommunikation zwischen verschiedenen Teilen eines Unternehmens über E-Mail oder Instant-Messenger-Anwendungen zu verbessern, da weniger Papier für die Kommunikation benötigt wird. Dies gilt sogar für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden.
Das papierlose Büro ist ein neuer Trend, der in den letzten zehn Jahren an Popularität gewonnen hat. Da die Kosten für digitale Technologie immer weiter sinken, müssen die Büroangestellten mehr Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen, anstatt Dokumente zu schreiben.
Das papierlose Büro ist ein Oberbegriff, der verschiedene Konzepte umfasst, darunter die Verringerung der Abhängigkeit von Papierdokumenten, die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung von Abfall.
Das papierlose Büro oder das papierlose Büro ist eine Möglichkeit für Unternehmen, die Effizienz ihrer Arbeit zu steigern. Dies kann bedeuten, weniger Papier zu verwenden und sicherzustellen, dass der gesamte Schriftverkehr elektronisch und nicht in Form von Papier übermittelt wird.
Es stimmt zwar, dass das papierlose Büro ein Ideal für Unternehmen ist, die ihre Kosten senken und ihre Effizienz steigern wollen, doch meist wird der Begriff verwendet, um Methoden zu beschreiben, mit denen Unternehmen ihre Kosten senken und ihre Effizienz steigern können, indem sie von traditionellen Papierprozessen auf digitale Prozesse umstellen, die über Computersoftware oder -dienste verwaltet werden.
ECM-Tools (Enterprise Content Management) und Software für die Zusammenarbeit können für alle möglichen Zwecke eingesetzt werden, aber sie können auch eine große Rolle dabei spielen, die Arbeitsumgebung effizienter und produktiver zu gestalten.
Sie haben von den Vorteilen eines papierlosen Büros gehört, aber Sie fragen sich, was das für Sie bedeutet. Wenn Sie sich fragen, ob Ihr Unternehmen ein papierloses Büro braucht oder nicht, helfen wir Ihnen, die Gründe für ein papierloses Büro zu verstehen und die Vorteile zu erkennen.
In einem papierlosen Büro können Sie viel Zeit und Geld sparen, da weniger Dokumente erstellt, gelesen, unterschrieben oder anderweitig bearbeitet werden müssen.
Die Vorteile der Digitalisierung von Informationen liegen auf der Hand. Sie reduziert die Kosten für Papier, Druck, Tinte, Porto, Speicherplatz für Dateien und die Zeit der Mitarbeiter für die Verwaltung von Papierkram. Außerdem wird der Zeitaufwand der Mitarbeiter für sich wiederholende, umfangreiche Aufgaben wie Spesenerstattungen verringert.
Mit einem papierlosen Büro können Sie nicht nur auf Aktenschränke und Kartons verzichten, sondern auch die Anzahl der Schritte reduzieren, die für Aufgaben erforderlich sind, für die früher mehrere Formulare benötigt wurden, wie z. B. das Ausfüllen mehrerer Quittungen, die Erfassung von Inventardaten für zahlreiche Produkte
Wenn die Zahl der Mitarbeiter die Zahl der Schreibtische übersteigt, werden Sie zu einer dokumentenbasierten Arbeitsumgebung übergehen müssen, in der Papier die neue Informationsautobahn wird. Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass Ihre Mitarbeiter, wenn sie zu viel Zeit mit der physischen Bearbeitung von Dokumenten verbringen, möglicherweise an Produktivität verlieren, während Sie Ihre Zeit mit der Bearbeitung der physischen Akten verbringen.
In solchen Fällen verschwendet Ihr Unternehmen Geld, indem es wertvolle Ressourcen für etwas aufwendet, das Sie in viel kürzerer Zeit hätten erledigen können. Es gibt Möglichkeiten, eine Reihe von Prozessen zu automatisieren, was letztendlich Ihre Arbeitsbelastung verringert und effizientere Prozesse gewährleistet. Die Indizierung und Kategorisierung digitaler Daten hilft Ihnen, schneller genau das zu finden, was Sie suchen, und spart Ihnen Zeit und Geld.
Mit der ständig wachsenden Menge an Informationen, die aus verschiedenen Quellen stammen, steigt auch die Nachfrage nach Informationsspeicherung. Da Unternehmen bestrebt sind, ihre Gewinne zu steigern, sind sie gezwungen, Informationen länger aufzubewahren, als sie es sonst tun würden. Der zunehmende Papierkram und Speicherbedarf ist vielleicht nicht immer ein Problem, wenn es um Technologie geht, kann aber bei einem nicht-digitalen System ein großes Problem darstellen. Die Speicherung solcher Informationen in Papierdokumenten beansprucht viel Speicherplatz und nimmt auch sonst viel Platz in Aktenschränken und Bücherregalen ein. Außerdem kann es schwierig sein, etwas zu finden, das vor dem erforderlichen Datumsbereich erstellt wurde.
Mit digitalen Archiven haben Sie die Flexibilität, jederzeit auf Ihre Informationen zuzugreifen, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Außerdem fallen weniger Kosten für die Aufbewahrung von Dateien an. Außerdem benötigen sie weniger Platz.
Wenn Sie sich für Papier als Grundlage für Ihre Geschäftsprozesse entscheiden, müssen Sie darüber nachdenken, wie sicher die Dokumente sind, wenn sie nicht mehr vorhanden sind. Wie werden Sie sie schützen?
Die beste Lösung ist die Verwendung eines papierlosen Dokumentensystems und einer Software, die den Zugriff auf Ihre Informationen von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Gerät aus ermöglicht. Am besten ist es, digitale Dateien als Belastung und Papierdokumente als Vorteil zu betrachten. In diesem Sinne ist es wichtig, dass Sie über eine Art von Richtlinien für die Aktenvernichtung verfügen und eine Möglichkeit haben, diese alten Akten sicher zu entsorgen. Einige Softwares für die digitale Dokumentenverwaltung sorgen dafür, dass sensible Informationen sicher gespeichert werden. Einige Unternehmen, die Cloud-basierte Content-Management-Systeme anbieten, bieten Hightech-Datensicherheit auf Bankniveau, um Informationen vor unrechtmäßigem Zugriff auf wichtige Daten zu schützen.
Man schätzt, dass der durchschnittliche Amerikaner etwa 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht. Tatsächlich werden in den USA etwa 334 Pfund Papier pro Person recycelt. Die Herstellung von Papierprodukten ist schlecht für die Umwelt, da sie Treibhausgase erzeugt und zur Abholzung der Wälder und zur globalen Erwärmung führt. Recycling kann die Auswirkungen zwar etwas abmildern, aber nicht vollständig. Der größte Teil des Papiers landet schließlich auf der Mülldeponie. Außerdem enthalten Tinte und Toner flüchtige Verbindungen und nicht erneuerbare Stoffe, die die Umwelt belasten.
Papier ist unter anderem deshalb so gut, weil man es ausdrucken, aufbewahren und überallhin mitnehmen kann. Allerdings wird die durch die Verwendung von Papier entstehende Abfallmenge zu einem großen Problem.
Die nachhaltigste Art, Papier zu reduzieren, ist der vollständige Verzicht auf Papier. Ein papierloses Büro trägt dazu bei, die Anzahl der verwendeten Bäume und den CO2-Fußabdruck bei der Herstellung von Papierprodukten zu verringern. Der Verzicht auf Papier bedeutet eine Abkehr von traditionellen Kommunikationsmethoden. Es gibt heute viele andere Möglichkeiten der Kommunikation, darunter soziale Medien und Online-Netzwerke, mobile Geräte und E-Mail. All diese Möglichkeiten bieten eine Alternative zu den traditionellen Kommunikationsmethoden, die auf die physische Zustellung eines Briefes, Dokuments oder einer E-Mail angewiesen sind. Manche Menschen bevorzugen die Kommunikation über mobile Geräte, weil sie überall eingesetzt werden können und für kurze Nachrichten praktisch sind. E-Mail ermöglicht auch eine persönlichere Verbindung als herkömmliche Kommunikationsmethoden.
Die Zugänglichkeit von Informationen kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Ihre Mitarbeiter wissen möglicherweise nicht genau, wonach sie in Ihrem System suchen müssen, wenn Sie ihnen nicht die Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können. Ein benutzerfreundliches und durchsuchbares Dokumentenmanagementsystem ist ein wesentlicher Bestandteil der Informationsstrategie eines jeden Unternehmens.
Mit einer Dokumentenverwaltungssoftware können Benutzer Dokumente online erstellen, speichern und abrufen. Dokumente werden schnell zusammengestellt, einschließlich gescannter Dokumente, Bilder, Fotos und sogar Videos, und können in einer Vielzahl von Formaten wie .docx, .pdf usw. gespeichert werden, um die Suche zu erleichtern.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind sehr leistungsfähig. Sie sind ein wichtiger Grund dafür, dass die meisten Unternehmen aller Größenordnungen heute über Dokumentenarchive verfügen. Einige Anwendungen – darunter Microsoft Office und Adobe Acrobat – sind jedoch mit nativen Plugins verfügbar, mit denen Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick in Ihrem Content-Management-System ablegen können. Tools wie Google Docs, Microsoft Office 365 usw. sind in der Regel für die einfache Zusammenarbeit zwischen Personen mit verschiedenen Geräten, Plattformen und Standorten konzipiert. Diese Art der Zusammenarbeit ist sogar noch häufiger geworden, da viele von uns aus der Ferne arbeiten und kein physisches Büro haben, das sie aufsuchen müssten. Mit einem einfachen Mausklick können Sie auf alle wichtigen Dokumente zugreifen – Tabellenkalkulationen, Präsentationen und vieles mehr. Sie können Ihre Dokumente auch in Echtzeit mit Ihrem Team teilen.
Immer mehr Organisationen gehen zu offen zugänglichen Dokumentenformaten wie PDF über, die leicht durchsuchbar und von mehreren Benutzern nutzbar sind. Diese Dateien können auf einfache Weise gemeinsam genutzt werden, um die Effizienz zu maximieren.
Sie können Dateien und Ordner nicht auf einer Festplatte oder in einem Datenbanksystem archivieren, aber Sie können Cloud-basierte Datenarchivierungslösungen verwenden. Der Vorteil einer Cloud-Lösung besteht darin, dass der Zugriff auf die Daten von jedem Computer, Telefon oder Tablet aus möglich ist. Dies ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die mit großen Datenmengen arbeiten.
Um den Überblick über die Finanzen eines Unternehmens zu behalten, müssen Sie Zugang zu den im Computersystem gespeicherten Informationen haben. Daten werden immer eine Aufzeichnung ihrer eigenen Existenz haben, aber mit zunehmender Datenmenge steigt auch das Volumen der zu speichernden Metadaten, was einen Suchprozess zunehmend ineffizient macht. Ein neues digitales Datenbanksystem, das eine Reihe von Softwaremodulen verwendet, kann automatisch einen Prüfpfad erstellen, wenn gescannter Text hinzugefügt wird.
Um Manipulationen an durchsuchbarem Text zu verhindern, würde das neue System jeden einzelnen Text in einem bestehenden Datensatz scannen, um jede Änderung aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung dann durchsuchbar zu machen. Sollte jemand eine unbefugte Änderung oder Manipulation an den Daten vornehmen, könnte das System dies erkennen und jeden Fall aufzeichnen.
Die Prüfung und Pflege einer Datenbank sind zwei der wichtigsten Herausforderungen im Geschäftsleben. Das Ziel einer Datenbank ist es, Zeit zu sparen und die Datenbeschaffung zu vereinfachen. Wenn Sie von Papierdokumenten auf digitale Dokumente umsteigen, können Sie so viele Daten wie nötig einfach und bequem speichern und gleichzeitig die Prüfungsvorschriften und -richtlinien einhalten.
Je schneller Sie in der Lage sind, eine Aufgabe zu erledigen und Ihren Kunden eine Antwort zu geben, desto größer ist die Chance, dass Sie deren Aufträge erhalten. Das bedeutet, dass Ihre Kunden glücklich und zufrieden sind und Ihrem Unternehmen die Treue halten werden.
Zufriedene Kunden werden zu Stammkunden. Außerdem führen zufriedene Kunden zu Weiterempfehlungen. Sie erzählen nicht nur ihren Freunden und Verwandten, was für ein großartiges Unternehmen sie gefunden haben, sondern empfehlen Ihr Unternehmen auch anderen potenziellen Kunden, die Ihre Produkte und Dienstleistungen vielleicht noch nicht kennen. Das ist der wahre Wert eines zufriedenen Kunden.
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appleute ist ein „remote first“-Unternehmen, das sich ganz auf die papierlose Arbeit konzentriert.
Ein papierloses Büro beginnt mit der Beseitigung aller unnötigen Papiere. Dazu gehören papierlose Besprechungspläne, papierlose E-Mails und papierlose Terminpläne.
appleute ist ein „remote first“-Unternehmen, das sich ganz darauf konzentriert, Unternehmen dabei zu helfen, ihren Papierverbrauch um 100 % zu reduzieren. Wir setzen uns auch dafür ein, eine Kultur zu schaffen, in der jede Person in der Organisation die Möglichkeit hat, diese Technologie ohne Angst und Sorgen zu nutzen und zu genießen.
Unser Ziel ist es, Ihnen den Einstieg in die papierlose Welt zu erleichtern, indem wir Ihnen helfen, eine für Ihr Unternehmen geeignete Strategie zu entwickeln. Unser Ziel ist es, ein Vollzeit-Fernteam zu haben, das Sie laufend unterstützt und schult, um Ihnen bei der Umsetzung einer papierlosen Strategie zu helfen, die für Sie richtig ist.
Indem Sie Ihr Unternehmen von Papier befreien und Ihnen helfen, Ihren Drucker und Kopierer loszuwerden, sparen Sie Geld und Zeit und schaffen eine sauberere Arbeitsumgebung für alle.
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