Die Zugänglichkeit von Informationen kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Ihre Mitarbeiter wissen möglicherweise nicht genau, wonach sie in Ihrem System suchen müssen, wenn Sie ihnen nicht die Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können. Ein benutzerfreundliches und durchsuchbares Dokumentenmanagementsystem ist ein wesentlicher Bestandteil der Informationsstrategie eines jeden Unternehmens.
Mit einer Dokumentenverwaltungssoftware können Benutzer Dokumente online erstellen, speichern und abrufen. Dokumente werden schnell zusammengestellt, einschließlich gescannter Dokumente, Bilder, Fotos und sogar Videos, und können in einer Vielzahl von Formaten wie .docx, .pdf usw. gespeichert werden, um die Suche zu erleichtern.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind sehr leistungsfähig. Sie sind ein wichtiger Grund dafür, dass die meisten Unternehmen aller Größenordnungen heute über Dokumentenarchive verfügen. Einige Anwendungen – darunter Microsoft Office und Adobe Acrobat – sind jedoch mit nativen Plugins verfügbar, mit denen Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick in Ihrem Content-Management-System ablegen können. Tools wie Google Docs, Microsoft Office 365 usw. sind in der Regel für die einfache Zusammenarbeit zwischen Personen mit verschiedenen Geräten, Plattformen und Standorten konzipiert. Diese Art der Zusammenarbeit ist sogar noch häufiger geworden, da viele von uns aus der Ferne arbeiten und kein physisches Büro haben, das sie aufsuchen müssten. Mit einem einfachen Mausklick können Sie auf alle wichtigen Dokumente zugreifen – Tabellenkalkulationen, Präsentationen und vieles mehr. Sie können Ihre Dokumente auch in Echtzeit mit Ihrem Team teilen.
Immer mehr Organisationen gehen zu offen zugänglichen Dokumentenformaten wie PDF über, die leicht durchsuchbar und von mehreren Benutzern nutzbar sind. Diese Dateien können auf einfache Weise gemeinsam genutzt werden, um die Effizienz zu maximieren.