Un pliego de condiciones establece las actividades, los resultados y el calendario de un proyecto. En él se definen los servicios que se esperan del contratista, el nivel y la calidad de los mismos, así como los precios y los requisitos legales del trabajo a realizar.
Es uno de los primeros documentos que se crean en el marco de un proyecto. Establece el marco del proyecto antes de que empiecen la planificación y la ejecución. Un pliego de condiciones eficaz y bien redactado permite controlar mejor el trabajo que se va a realizar. En este artículo aprenderá más sobre los distintos tipos de términos de referencia y cómo redactarlos.
¿Qué es un pliego de condiciones?
El pliego de condiciones es una parte esencial del proceso de contratación de una empresa. Se trata de un documento formal que da instrucciones a un contratista o proveedor sobre cómo debe llevarse a cabo el trabajo del proyecto. En pocas palabras, el pliego de condiciones define todos los aspectos del proyecto y sienta las bases de su plan.
Un SOW bien redactado ayuda a ambas partes a entender los parámetros para el éxito de un proyecto. Un SOW mal redactado puede dar lugar a conflictos si no está escrito correctamente. Esto lleva a que las partes discutan sobre expectativas poco claras y sobre la definición de buen trabajo. Para evitar este tipo de disputas, un SOW bien redactado debe incluir lo siguiente:
- una lista de los productos previstos
- Una lista de las tareas que conducen a la creación del producto
- Detalles de quién realizará las tareas enumeradas
- Fechas de entrega de los productos
- Plan de pago y plazos
- Determinar quién asume las tareas principales
¿Cómo saber cuándo redactar una especificación de rendimiento?
Un pliego de condiciones es una importante herramienta organizativa diseñada para plasmar el trabajo del proyecto. Hace especial hincapié en los elementos críticos para el éxito del proyecto.
Forma parte de un contrato con un contratista, proveedor o consultor externo. También puede ser útil como paso intermedio en la planificación de proyectos internos más grandes y complejos que requieren estrictos controles organizativos para tener éxito. Una declaración de trabajo bien redactada abre la puerta a la contratación de expertos en la materia para un proyecto grande y complejo.
En esencia, una especificación de rendimiento es una herramienta de comunicación. Describe el trabajo que hay que hacer. Cualquiera que tenga la capacidad de comunicarse por escrito puede redactarlas.
Tipos de descripciones de puestos
Proyecto y pliego de condiciones detallado
Este tipo de instrucción de trabajo indica explícitamente al proveedor cómo llevar a cabo el pedido y define los requisitos exactos necesarios para el éxito. Entre ellos se incluyen las dimensiones exactas, las tolerancias requeridas, los materiales necesarios, los requisitos de control de calidad, etc. Dado que las instrucciones de procedimiento de la instrucción de trabajo son explícitas, el autor de la instrucción de trabajo asume el riesgo de ejecución.
Nivel de esfuerzo, tiempo y material, tarifa unitaria Instrucción laboral
Este tipo de pliego de condiciones puede utilizarse para acuerdos contractuales basados en servicios. Contiene los elementos esenciales de cualquier descripción de servicios, pero se centra en los materiales necesarios para realizar el trabajo y el tiempo requerido para llevarlo a cabo.
Descripción del puesto en función del rendimiento
Este tipo de SOW se utiliza cuando no se incluyen los detalles de cómo se llevará a cabo el trabajo. Debido al riesgo de ejecución minimizado, este tipo de SOW es el documento preferido por la mayoría de las empresas.
¿Cómo se escribe la descripción de una actuación?
Un SOW debe contener las siguientes secciones:
Objetivos
Esta sección contiene la finalidad del proyecto global y sus objetivos. Enumerar estos objetivos garantiza el cumplimiento de las expectativas más adelante.
Alcance
Esta sección contiene las tareas que debe realizar un trabajador para alcanzar los objetivos.
Horario
Esta sección contiene los diferentes plazos para cada parte del proyecto. Los retrasos en los entregables pueden deberse al incumplimiento de uno de los plazos.
Precio
Esta sección contiene el calendario de pagos y los requisitos para garantizar el pago final.
Supuestos importantes
Cuando una empresa trabaja para otra, las suposiciones pueden darse por sentadas. Por ejemplo, el contratista puede suponer que tiene acceso al sistema informático de la otra empresa. Registrar dicho acceso en la sección de suposiciones del SOW evita ambigüedades posteriores.
Aceptación
Los criterios enumerados en esta sección son los requisitos que debe cumplir el contratista antes de recibir el pago final por su trabajo.
Directrices generales que deben seguirse antes de preparar un pliego de condiciones
Para redactar el mejor pliego de condiciones posible, debes seguir los pasos que se indican a continuación:
Lluvia de ideas antes del lanzamiento
Un gran proyecto consta de varios componentes. Piense en lo que necesita y negocie estas condiciones. Esto también te ayudará a evaluar mejor qué decisiones tendrás que tomar más adelante, en la fase de desarrollo del proyecto.
Redacte su pliego de condiciones lo antes posible
Al redactar el pliego de condiciones, debes centrarte en lo que necesita tu proyecto. La redacción del SOW afectará a tus decisiones sobre cómo funcionará mejor el proyecto.
Fijar expectativas
Piense en lo que hará que su proyecto sea un éxito o un fracaso. A continuación, fije sus expectativas en el pliego de condiciones. De este modo, el contratista sabrá si corre el riesgo de fracasar.
Programar revisiones formales
Un error crucial es dejar que el proyecto quede sin control una vez iniciado. En su pliego de condiciones debe especificar cuándo deben reunirse todas las partes interesadas para revisar el rendimiento del proyecto.
Añadir especificidad
Debe incluir en su SOW una vaga descripción de algunas áreas clave que harán fracasar el proyecto. Incluye también una sección en el SOW que se centre en criterios importantes como los objetivos, Alcance y requisitos.
Fijar los detalles de antemano
Antes de redactar el pliego de condiciones, deberías haber llegado a un acuerdo. Es un error negociar mientras se redacta el documento del pliego de condiciones. Debes conocer los términos antes de documentarlos en el SOW.
Definir términos
Los términos y acrónimos del sector pueden resultar destructivos si una de las partes no los entiende. Si una empresa utiliza un lenguaje específico del sector, debe explicarlo con más detalle en el pliego de condiciones.
Celebrar debates internos
Debe saber qué miembros del equipo trabajarán en el proyecto. Habla con cada uno de ellos para conocer sus objetivos y expectativas. Una vez elaborado el pliego de condiciones, pídales que lo lean para ver si desean añadir algo más.
No lo sobrescriba
Un SOW largo suele parecer una buena idea. Pero no lo es. Si presentas un pliego de condiciones largo a un contratista, sentirá la necesidad de que lo revise un abogado. Por lo tanto, debes crear un PdT sólido que sea lo suficientemente corto como para que ambas partes estén de acuerdo sin la intervención de un abogado.
Consideraciones finales
El éxito de cualquier proyecto empieza por su definición. Una descripción del trabajo bien formulada conduce a una ejecución eficaz del proyecto y a un resultado que cumple sus normas de éxito.
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