La digitalización en las pymes: cuánto cuesta realmente
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El coste de la digitalización para las pymes se puede cuantificar. Pero no con una cifra única para todas las empresas. El Informe sobre digitalización del KfW de 2024 indica un gasto en digitalización de unos 25 000 euros al año por empresa. Las empresas con 50 o más empleados gastan, de media, algo menos de 216 000 euros. Ambas cifras proceden de la misma encuesta. Quien planifica basándose en la media, no tiene en cuenta las particularidades de su propia empresa.
En este artículo, la digitalización en las pymes significa trasladar los procesos operativos fundamentales —como la elaboración de presupuestos, la gestión de pedidos, la planificación de la producción y la facturación— de los correos electrónicos, las hojas de cálculo de Excel y las comunicaciones verbales a los sistemas informáticos. La página web, el almacenamiento en la nube y la contabilidad digital son elementos básicos. Sin embargo, su mera presencia no convierte a una empresa en una empresa digitalizada.
Este artículo muestra con qué presupuestos deberían contar de forma realista las empresas de entre 75 y 200 empleados: en qué rangos de costes se sitúan los proyectos de digitalización, qué partidas faltan en los presupuestos y cómo contrastar cada cifra.
Por qué la media del KfW de 25 000 EUR no se aplica a su empresa
El Informe sobre la digitalización de las pymes de 2024 del KfW ofrece las cifras más fiables que existen sobre este tema. En 2023, las pymes alemanas gastaron en total 31 900 millones de euros en proyectos de digitalización. Las empresas activas en materia de digitalización invirtieron, de media, unos 25 000 euros al año.
La media oculta hasta qué punto varían los gastos en función del tamaño de la empresa:
Tamaño de la empresa | Ø Gasto en digitalización al año (2023) |
|---|---|
menos de 5 empleados | unos 8 000 EUR |
De 5 a 10 empleados | unos 14 300 EUR |
De 10 a 50 empleados | unos 42 000 EUR |
a partir de 50 empleados | unos 215 500 EUR |
Media de las empresas con proyectos de digitalización. Fuente: Informe sobre la digitalización de las pymes 2024 del KfW.
Una empresa con 50 o más empleados gasta, de media, 27 veces más que una microempresa. Esto no se debe a un despilfarro, sino a la complejidad operativa: una empresa de transporte con 100 empleados, cargas parciales y completas, 40 subcontratistas y 200 pedidos a la semana gestiona un entorno de sistemas diferente al de veinte empresas de cinco personas juntas. El número de empleados es solo un valor aproximado visible. Lo que realmente determina los costes es el número de variantes de procesos, de interfaces y de personas que trabajan simultáneamente con los mismos datos.
Para poner en contexto las cifras: las medias del KfW incluyen todos los gastos en digitalización de un año —licencias y hardware, así como desarrollo externo—, a menudo destinados a varios proyectos en paralelo. Por el contrario, los presupuestos que figuran en este artículo corresponden a proyectos concretos.
Para empresas de este tamaño, la pregunta «¿Cuánto cuesta la digitalización en las pymes?» está, por lo tanto, mal planteada. La pregunta correcta es: ¿Cuánto cuesta cada nivel de digitalización y a partir de cuándo resulta rentable?
Los tres niveles de coste de la digitalización en las pymes
En la práctica, los gastos de digitalización se distribuyen en tres niveles que difieren fundamentalmente en cuanto a presupuesto, naturaleza e impacto. Quien sepa distinguirlos podrá clasificar las ofertas y describir con precisión su propio proyecto.
Nivel 1: Equipamiento digital básico – gastos corrientes, sin proyecto
Microsoft 365 o Google Workspace, un sistema de gestión de documentos, contabilidad digital y un CRM listo para usar. Estas herramientas se compran ya configuradas. Los costes son recurrentes.
Un ejemplo de cálculo para una empresa con 80 empleados: 50 EUR de costes de licencia por empleado y mes, calculados para todas las herramientas, × 80 empleados × 12 meses = 48 000 EUR al año. Ese es el precio de la capacidad de trabajo, no de la digitalización. Muchas empresas se consideran digitalizadas en esta fase porque el software funciona en todas partes. En realidad, lo que se utiliza son herramientas estándar, y los procesos operativos siguen desarrollándose en bandejas de entrada de correo electrónico y archivos de Excel. Si este conjunto de herramientas crece sin control a lo largo de los años, se produce una proliferación descontrolada de soluciones SaaS. En el artículo sobre La proliferación descontrolada del SaaS y las plataformas operativas descrito.
Fase 2: Digitalización de una función operativa – a partir de 50 000 EUR
En esta fase, un proceso concreto se integra en un sistema que funciona exactamente igual que su empresa. Ejemplo: la elaboración de presupuestos de una empresa de transporte. Las tarifas, los peajes, los recargos por gasóleo y los precios de los subcontratistas se encuentran actualmente en tres archivos de Excel; cada presupuesto lleva 40 minutos y depende de dos planificadores con experiencia. Un sistema de cálculo que reproduzca esta lógica suele costar, dependiendo de las interfaces y de la disponibilidad de datos, entre 50 000 y 90 000 euros.
Este nivel es el adecuado cuando una función concreta supone un coste cuantificable en tiempo o margen, pero el resto del entorno de sistemas lo soporta. Por debajo de los 50 000 euros, rara vez se calcula de forma seria el desarrollo a medida de una función operativa; lo que suele faltar entonces son la gestión de errores, la gestión de derechos y la integración con los sistemas existentes, es decir, precisamente los elementos que convierten un prototipo en una herramienta de trabajo.
Fase 3: Un sistema operativo básico: entre 75 000 y 150 000 EUR
En esta fase se crea el sistema que realmente permite el funcionamiento de la empresa: ofertas, pedidos, planificación y facturación en una plataforma integrada, conectada con el ERP y la contabilidad. Para empresas de entre 75 y 200 empleados, el coste total de implantación suele oscilar entre 75 000 y 150 000 euros, a lo que hay que añadir los gastos corrientes de funcionamiento y desarrollo (más información al respecto a continuación).
La forma no viene predeterminada. En la práctica, observamos tres modelos: una plataforma operativa que se superpone a las herramientas existentes y las conecta; un sistema central de gestión de pedidos que sustituye a Excel y a la coordinación por correo electrónico y que se integra con el ERP; o la sustitución de un sistema obsoleto que hace tiempo que se ha quedado pequeño para las necesidades de la empresa. El modelo más adecuado viene determinado por su entorno de sistemas, no por el catálogo de un proveedor. En esta fase, la automatización basada en la inteligencia artificial también resulta interesante desde el punto de vista económico. Cuánto cuesta y qué aporta la IA a las pymes, lo hemos anotado por separado.
Un sistema operativo central es una decisión de infraestructura. Su rentabilidad no se mide en un trimestre, sino a lo largo de años, y requiere que el departamento operativo lo trate como si fuera infraestructura: con un presupuesto para su funcionamiento, mantenimiento y ampliación.
Qué determina el precio dentro de un nivel de costes
Dos ofertas para un mismo proyecto pueden diferir en 40 000 euros sin que ninguna de ellas sea poco seria. La diferencia se debe casi siempre a cuatro factores.
Interfaces. Cada integración estable —ERP, contabilidad, telemática, portal de clientes— constituye un paquete de trabajo independiente. Una integración con un tratamiento de errores adecuado, supervisión y pruebas rara vez requiere menos de cinco días-persona; con tarifas diarias de entre 1.000 y 1.200 euros, esto supone entre 5.000 y 6.000 euros por una interfaz sencilla. Las integraciones complejas con sistemas ERP cuestan varias veces más. Tres interfaces más o menos suelen explicar la mayor parte de la diferencia entre los presupuestos.
Migración de datos. Limpiar y migrar los datos maestros de tres generaciones de Excel y un sistema antiguo es un proyecto en sí mismo, no un mero trámite. Quien no lo vea incluido en el presupuesto, lo encontrará más adelante como un suplemento.
Variantes del proceso. Cada caso especial —pedido urgente, entrega parcial, facturación diferente para clientes clave— es una lógica que hay que especificar, desarrollar y probar. Veinte variantes cuestan más que cinco, independientemente del proveedor.
Aportación propia. El grado de implicación de tu propio equipo influye considerablemente en el coste externo. Hemos comparado las distintas opciones —ya sea desarrollo interno, una agencia o un modelo intermedio— para ver cuál es la más adecuada para tu empresa. Desarrollo interno frente a agencia calculado.
Los puestos que no figuran en ninguna oferta
El coste de la obra es la parte más visible de los costes de digitalización. Hay cuatro partidas que siempre hay que tener en cuenta, y ninguna de ellas figura en la oferta de un proveedor de servicios.
Tiempo dedicado al proyecto interno. Un sistema central no se puede desarrollar sin que conozcas tus procesos. Una estimación realista para un proyecto de nivel 3: un responsable de proyecto con 6 horas a la semana × 26 semanas × 70 EUR de coste total por hora = 10 920 EUR. A esto hay que añadir dos usuarios clave con 3 horas por semana cada uno × 26 semanas × 55 EUR = 8.580 EUR. En total, unos 19.500 EUR en costes internos: tiempo de trabajo que se pierde en la actividad diaria y que hay que prever en la planificación.
Introducción. Formación, funcionamiento en paralelo, ajustes tras la puesta en marcha: las semanas posteriores a la implantación determinarán si el sistema se adopta o si acaba funcionando en paralelo a los antiguos archivos de Excel. En el artículo sobre el tema se explica cómo gestionar esta fase sin sobrecargar a tu equipo operativo: La gestión del cambio en la transformación digital.
Funcionamiento y desarrollo. Calcule entre un 15 % y un 20 % del coste total del proyecto al año: en el caso de un sistema de 100 000 EUR, esto supone entre 15 000 y 20 000 EUR anuales en concepto de alojamiento, actualizaciones, resolución de errores y las ampliaciones que el funcionamiento del sistema requerirá tras seis meses de uso. El artículo explica por qué un sistema crítico para el negocio se convierte en una carga insostenible sin este presupuesto. MVP frente al sistema productivo.
Costes de transición. Las licencias antiguas seguirán vigentes durante la transición. Es habitual que las herramientas individuales funcionen en paralelo durante un periodo de entre seis y doce meses, por lo que este gasto debe incluirse en el presupuesto desde el principio.
En total, para un proyecto típico de nivel 3: 95 000 EUR de coste de construcción + 19 500 EUR de tiempo interno dedicado al proyecto + cuatro años de funcionamiento a 17 000 EUR cada uno = unos 182 500 EUR a lo largo de cinco años. Esa es la cifra que hay que tener en cuenta a la hora de tomar la decisión de inversión. Quien solo presupueste el coste de la construcción, está tomando una decisión basada en la mitad de la cuenta.
Tres ejemplos de presupuestos: empresa de transporte, proveedor de servicios B2B, empresa industrial
Tres ejemplos típicos extraídos de la práctica de los proyectos ilustran cómo se combinan los niveles de costes y las partidas secundarias para formar presupuestos reales.
Empresa de transporte, 100 empleados – Nivel 2. El cálculo de ofertas, que incluye tarifas, peajes y precios de subcontratistas, sustituye a tres archivos de Excel; el ERP sigue siendo el sistema principal. Coste de la obra: 65 000 EUR + unos 9 000 EUR en tiempo interno dedicado al proyecto (duración más corta, un usuario clave) + cuatro años de funcionamiento a 11 000 EUR cada uno = unos 118 000 EUR en cinco años.
Empresa de servicios técnicos B2B, 90 empleados – Nivel 3. La planificación de intervenciones, los informes desde el lugar de la intervención y la facturación se gestionan en un sistema operativo central, conectado con el departamento de contabilidad. Este es el ejemplo de cálculo del apartado anterior: unos 182 500 EUR a lo largo de cinco años.
Empresa industrial mediana, 150 empleados: nivel 3 con integración profunda. Gestión de pedidos y planificación de la producción en un único sistema central, integración profunda con el ERP, migración de datos desde un sistema antiguo. Coste total de la obra: 140 000 EUR + unos 25 000 EUR en tiempo interno dedicado al proyecto + cuatro años de funcionamiento a 24 000 EUR cada uno = unos 261 000 EUR a lo largo de cinco años.
El rango de precios, que oscila entre 118 000 y 261 000 euros a lo largo de cinco años, pone de manifiesto por qué los proveedores serios solo dan una cifra tras realizar un análisis de la situación: la misma consulta puede costar más del doble, dependiendo del entorno de sistemas.
Compare los costes de la digitalización con la situación actual
182 500 euros en cinco años puede parecer mucho, siempre y cuando no se disponga de una cifra de referencia. Esa cifra de referencia es el coste de seguir como hasta ahora, y no aparece en ninguna contabilidad, ya que se distribuye entre los sueldos, las horas extras y el margen perdido.
Un ejemplo práctico de cálculo de una empresa de logística con 80 empleados: la coordinación de pedidos por correo electrónico, Excel y teléfono supone, según una estimación conservadora, unas 15 horas semanales repartidas entre los departamentos de planificación, gestión de la flota y contabilidad. A 55 euros de coste total por hora y 48 semanas laborables, esto supone 15 × 48 × 55 = 39 600 euros al año. Este cálculo se refiere a una única cadena de procesos, sin tener en cuenta los costes derivados de errores por duplicidad en el registro ni los pedidos que se quedan pendientes porque el presupuesto se envió con dos días de retraso.
A lo largo de cinco años, los costes de mantener el statu quo ascienden a unos 198 000 EUR, frente a los 182 500 EUR de los costes del sistema, sin tener en cuenta aún las partidas más difíciles de cuantificar. Sus propias cifras determinarán si este cálculo le da el mismo resultado. En nuestro artículo sobre el tema encontrará el proceso de cálculo completo que le permitirá cuantificar los beneficios sin tener que inventarse cifras: Retorno de la inversión (ROI) del software a medida.
Las ayudas reducen el precio, pero no la responsabilidad
El panorama de las ayudas a la digitalización cambia constantemente: los programas federales llegan a su fin, los programas regionales varían y las condiciones cambian. Por lo general, se puede contar con la disponibilidad de créditos subvencionados para proyectos de digitalización, por ejemplo, a través del KfW, así como con el asesoramiento inicial gratuito que ofrecen los centros «Mittelstand-Digital».
Nuestra postura al respecto: un proyecto de digitalización que solo sea rentable gracias a una subvención no es rentable. Las ayudas amplían el presupuesto, pero no sustituyen ni a los gastos habituales ni al presupuesto de funcionamiento. Y tienen un coste que rara vez se cuantifica: plazos de solicitud y concesión de varios meses, durante los cuales los costes de coordinación del ejemplo de cálculo anterior siguen acumulándose. Valora la posibilidad de obtener ayudas una vez tomada la decisión sobre el sistema, no como base para tomarla.
Cómo calcula appleute los presupuestos de digitalización
Comenzamos cada proyecto con una fase de análisis, en la que evaluamos los procesos, las interfaces y el estado de los datos antes de fijar ningún presupuesto. A continuación, realizamos los cálculos dentro de los rangos que se describen en este artículo: funciones operativas individuales a partir de 50 000 EUR, sistemas operativos centrales entre 75 000 y 150 000 EUR, y el funcionamiento y el desarrollo continuo, con un 15-20 % del coste total del proyecto al año, incluido en el presupuesto desde el principio. Cada cifra viene acompañada de su método de cálculo, para que puedas justificarla internamente.
Deberías exigir esa misma transparencia a cualquier proveedor. En la guía hemos recopilado las diez preguntas que te ayudarán a ello, incluyéndonos a nosotros mismos. Elegir un socio para el desarrollo de software recopilado.
Qué hacer ahora
En primer lugar, calcule la situación actual de una sola cadena de procesos. Pida que se anote durante una semana cuántas horas se dedican realmente a la elaboración de ofertas o a la coordinación de pedidos, y calcule los costes totales. Esta cifra permite evaluar cualquier oferta.
A continuación, determine su nivel de costes. ¿Su infraestructura de sistemas funciona bien y solo hay una función que la ralentiza? En ese caso, el nivel 2, a partir de 50 000 EUR. ¿El funcionamiento se basa en el correo electrónico, Excel y la comunicación verbal entre las herramientas? En ese caso, la respuesta más acertada es un sistema central del nivel 3, con un coste de desarrollo de entre 75 000 y 150 000 EUR.
Elabore un presupuesto completo: el coste de la obra más entre un 15 % y un 20 % de tiempo interno dedicado al proyecto, más entre un 15 % y un 20 % de gastos de funcionamiento anuales. Si esta cifra total es inferior a sus costes actuales, la decisión ya no es una cuestión de valor, sino de cálculo.
Si quiere saber en qué nivel se encuentra y cuánto le cuesta: se lo calculamos con sus datos.
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