Software TMS: qué ofrece un sistema de gestión del transporte y cuándo conviene contar con un turno de planificación
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Quien busque «software TMS» encontrará docenas de proveedores y listas comparativas. Lo que la mayoría de ellos no aclara es lo siguiente: un sistema de gestión del transporte planifica el transporte, pero no la coordinación, que en muchas empresas de transporte se lleva a cabo paralelamente por correo electrónico, en Excel y por teléfono. Justo entre el TMS y el día a día del negocio queda atascado el trabajo que el sistema nunca ha asumido.
Este artículo explica, en primer lugar, qué es un TMS y qué funciones desempeña, y a continuación muestra en qué casos un TMS estándar llega a sus límites y cuándo resulta conveniente contar con un equipo propio de planificación. Está dirigido a empresas de transporte y proveedores de servicios logísticos que ya utilizan un TMS como Soloplan CarLo, LIS WinSped o CargoWise y, aun así, dedican gran parte del día a tareas administrativas. Para quienes aún no utilizan ningún TMS, el TMS es el primer paso, no una capa adicional sobre él.
Qué es un sistema de gestión del transporte (TMS) y qué abarca
Un sistema de gestión del transporte (TMS) es el software que utiliza una empresa de transporte o un proveedor de servicios logísticos para planificar, controlar y facturar los transportes. Es para el transporte lo que el ERP es para la contabilidad: el sistema operativo central. Cuando se habla de software TMS o de software de gestión del transporte, se hace referencia precisamente a este sistema; un TMS en el ámbito de la logística desempeña esta función.
Un sistema de gestión del transporte (TMS) bien desarrollado suele abarcar:
- Gestión de pedidos: Registrar y gestionar órdenes de transporte
- Distribución: Distribuir los encargos entre vehículos, rutas y transportistas
- Planificación de recorridos y rutas
- Cálculo y liquidación de los gastos de transporte
- Conectividad telemática y de vehículos
- Seguimiento de envíos (Tracking & Tracing)
- Conexión con las plataformas de transporte como Timocom o Trans.eu
- Análisis e informes
Algunos de los sistemas más conocidos en la región DACH son Soloplan CarLo, LIS WinSped y CargoWise, que se utiliza a nivel mundial. Son sistemas consolidados y cubren de forma fiable el proceso de transporte estándar. Si sus procesos encajan perfectamente en estos procesos estándar, un TMS bien implantado es la respuesta adecuada y suficiente. Este artículo trata de los casos en los que no es así.
TMS, ERP y software para empresas de transporte: cuáles son los límites
A menudo se confunden tres conceptos. En resumen: el ERP se encarga de la parte comercial, es decir, la contabilidad, las compras y los datos maestros. El software TMS gestiona el transporte, es decir, los pedidos, la planificación, las rutas y la facturación del flete. El «software para empresas de transporte» suele ser un término genérico y, en la práctica, a menudo se trata de un TMS con funciones específicas para el sector del transporte. Por el contrario, una bolsa de cargas como Timocom o Trans.eu no es un TMS, sino un mercado al que se conecta un TMS.
En la práctica, esto significa que una empresa rara vez necesita otro gran sistema, sino una conexión fluida entre los que ya tiene. Es precisamente en esta interfaz, entre el ERP, el TMS y lo que se gestiona por correo electrónico entre ambos, donde surge el esfuerzo al que nos referimos en el siguiente apartado. El artículo muestra cómo se puede eliminar por completo la duplicación de la introducción de datos entre este tipo de sistemas. De la doble introducción de datos a cero introducciones manuales.
Más allá de lo que ofrece el TMS estándar: la gestión de la disponibilidad por correo electrónico
Un TMS gestiona los transportes de forma excelente en cuanto se introduce un encargo correcto en el sistema. El esfuerzo que, en muchas empresas de transporte, realmente consume tiempo, surge antes y al margen de ello: en el trabajo que consiste en introducir el encargo en el sistema y gestionarlo a lo largo del día, con todas las excepciones que surgen.
Hay cuatro pasajes que aparecen una y otra vez:
El Registro de pedidos se recibe por correo electrónico, en formato PDF y por teléfono, y se introduce manualmente en el TMS. La Fijación de precios La información para elaborar una oferta se encuentra en la mente de los planificadores con experiencia y en antiguos archivos de Excel, y no como datos de precios accesibles en el sistema. La Selección de transportistas y subcontratistas se gestiona mediante llamadas, por teléfono y a través de la bolsa de cargas, mientras que el historial de prestaciones de los socios no está disponible de forma estructurada en ningún sitio. Y la Aclaración de la situación supone una pérdida de tiempo, porque el departamento de ventas tiene que llamar a Dispo para saber dónde se encuentra un envío.
No se trata de una deficiencia de un TMS concreto. El software estándar refleja el caso típico. La lógica propia de cada empresa, las excepciones de los clientes y los conocimientos adquiridos con la experiencia quedan fuera del sistema, normalmente en correos electrónicos y archivos de Excel. En el artículo sobre... hemos explicado cómo este conjunto de herramientas ha ido creciendo de forma descontrolada a lo largo de los años, junto al sistema central. La proliferación descontrolada del SaaS descrito.
Un ejemplo: una empresa de transporte de carga combinada con 90 empleados utiliza CarLo como sistema de gestión de transporte (TMS). La gestión de pedidos está perfectamente reflejada en el sistema, pero cada pedido llega por correo electrónico o en formato PDF y lo introducen manualmente dos empleados; los precios se extraen de ofertas antiguas y, cuando hay cuellos de botella, los responsables de planificación llaman por teléfono a los transportistas uno por uno. El TMS funciona a la perfección. El trabajo previo se lleva a cabo en paralelo.
Cuánto cuesta el déficit: un cálculo aproximado
El coste de esta coordinación se puede calcular a modo de ejemplo. Introduzca sus propios valores; los siguientes son un modelo, no un punto de referencia.
Supongamos que, en una empresa de transporte, las tareas de registro de pedidos, búsqueda de precios, coordinación de subcontratistas y aclaración del estado de los envíos —que el TMS no cubre— suponen, según una estimación conservadora, unas 20 horas semanales a cargo del departamento de planificación. A 55 euros de coste total y 46 semanas laborables, esto supone 20 × 46 × 55 = 50 600 euros al año.
Importante: Se trata de un potencial bruto teórico, no de una cantidad ahorrada. Una parte de este trabajo no desaparece, sino que pasa del registro al tratamiento de excepciones. Solo el análisis del proceso revelará cuánto se recupera realmente. La cuestión es la magnitud: la coordinación en torno al TMS suele costar más que el propio TMS, y no figura en ninguna factura de licencia.
¿TMS estándar, módulo adicional o turno propio?
Antes de plantearse una solución propia, conviene realizar un análisis sincero siguiendo este orden.
En primer lugar: ¿Estáis aprovechando al máximo las posibilidades de vuestro TMS? Muchas empresas utilizan solo una pequeña parte de las capacidades de su TMS porque nunca se han implementado algunos módulos o porque los procesos nunca se han definido correctamente. La forma más rápida y sencilla suele ser configurar correctamente el sistema existente.
En segundo lugar: ¿existe algún módulo adicional adecuado o alguna integración estándar? Para requisitos habituales, como la telemática o los trámites aduaneros, existen módulos ya preparados. Si alguno se adapta a sus necesidades, no lo recree desde cero.
En tercer lugar: ¿Su laguna radica en sus conocimientos operativos? Solo cuando la coordinación se base en la lógica que constituye su ventaja competitiva, y ni la configuración ni los módulos estándar la reflejen, la creación de una capa propia en el TMS se convierte en la respuesta adecuada. Este orden —dar prioridad a la opción más ágil y viable— evita que tenga que desarrollar de forma individual lo que ya existe.
Tres formas de cerrar la brecha
No existe una única arquitectura correcta. Cuando la configuración y el módulo estándar no son suficientes, en la práctica observamos tres patrones:
Sacar el máximo partido al TMS. Activar los módulos existentes, integrar correctamente las interfaces y configurar los procesos en el sistema. Esto funciona siempre y cuando la lógica propia se ajuste al esquema del TMS.
Coloca otra herramienta al lado. Una herramienta especializada para un subproceso, como el cálculo de presupuestos. Esto resuelve un problema concreto, pero aumenta el número de sistemas entre los que hay que realizar transferencias manuales y, con ello, el esfuerzo de coordinación que, en realidad, se quería reducir.
Asignar una capa de disponibilidad al TMS. Una capa operativa ágil, situada por encima del TMS, que registra automáticamente los pedidos a partir de los correos electrónicos, facilita la información sobre precios y el historial de los transportistas, y mantiene la transparencia en el estado de los envíos, mientras que el TMS sigue siendo el sistema principal para la facturación y el transporte. Este mismo modelo —complementar en lugar de sustituir— es el que describimos en nuestra página sobre Plataformas operativas para empresas de transporte.
El diseño que se utilice lo determina un inventario, no el catálogo de un proveedor.
Cuánto cuesta un turno de guardia
Aquí no hay precios fijos de mercado, ya que el margen depende en gran medida de su empresa. A modo orientativo: una función concreta, como el registro automático de pedidos desde correos electrónicos en el TMS, tiene un coste estimado, en caso de desarrollo a medida, de unos 50 000 EUR. Una capa de planificación integral para empresas de transporte de este tamaño oscila, a grandes rasgos, entre 75 000 y 150 000 euros, a lo que hay que añadir, a modo de referencia, entre un 15 % y un 20 % anual para el funcionamiento y el desarrollo continuo.
Hay una serie de factores concretos que determinan en qué punto de este rango se situará su proyecto: el tipo y el número de interfaces TMS y ERP, la calidad de los datos maestros, el número de variantes de proceso y de excepciones de los clientes, así como las conexiones con las plataformas de transporte y los sistemas telemáticos. El desglose completo de los costes, con todas las partidas secundarias, se encuentra en el artículo Cuánto cuesta la digitalización en las pymes. En el artículo sobre el tema se explica cómo calcular los beneficios realmente alcanzables sin inventarse cifras: Retorno de la inversión (ROI) del software a medida.
Un ejemplo a título orientativo, no como oferta: un módulo de gestión de la disponibilidad con registro automático de pedidos, información sobre precios e historial de transportistas en un TMS ya existente, con una inversión total de unos 95 000 EUR, a lo que hay que añadir unos 17 000 EUR al año en concepto de funcionamiento y desarrollo. A lo largo de cinco años, esto supone unos 180 000 EUR. A ello hay que contraponer los 50 600 EUR de gastos anuales de coordinación del ejemplo de cálculo, de los cuales se recupera una parte realista. Que la inversión resulte rentable lo decide su propio análisis, no nuestras cifras de modelo.
Una capa de este tipo debe estar preparada para el funcionamiento en producción desde el primer día: si el departamento de planificación trabaja con ella, cualquier fallo supone una interrupción del servicio. Las razones por las que el software operativo no puede ser un prototipo se explican en MVP frente al sistema productivo.
Autoevaluación: ¿Es un turno de disponibilidad tu próximo paso?
Probablemente, crear una capa propia en el TMS sea su próximo paso si se dan varias de estas circunstancias:
- Los pedidos llegan por correo electrónico en formato PDF y se introducen manualmente en el TMS.
- La fijación de precios de las ofertas depende de cada uno de los responsables de planificación con experiencia.
- La selección de transportistas se realiza de forma aleatoria; no existe un historial estructurado de prestaciones.
- El departamento de ventas llama al departamento de logística para conocer el estado de un envío.
- Si una persona clave se ausenta, se pierde un conocimiento que no está documentado en ningún sitio.
- Su TMS ya está implantado y se le saca el máximo partido, pero, aun así, el trabajo sigue sin avanzarse.
Probablemente sea no El siguiente paso que debe dar si aún no ha aprovechado al máximo su TMS, si un módulo estándar cubre esa necesidad o si sus procesos encajan en el sistema sin necesidad de una coordinación significativa.
Qué hacer ahora
En primer lugar, calcule cuánto tiempo dedica realmente el departamento de coordinación, además del TMS. Pida que se anote durante una semana cuánto tiempo se invierte en el registro de pedidos, la búsqueda de precios, la coordinación con los subcontratistas y la aclaración del estado de los pedidos, y calcule los costes totales. Esta cifra le dará más información sobre cuál debe ser su próximo paso que cualquier lista de proveedores.
A continuación, comprueba el orden: aprovecha al máximo el TMS, utiliza el módulo estándar y, solo entonces, crea un turno propio. Si la brecha persiste porque refleja tus conocimientos operativos, la solución viable es crear un turno de planificación en el TMS. Las preguntas que debes plantear de antemano a un socio de implementación se detallan en Elegir un socio para el desarrollo de software.
Si quiere saber qué discontinuidad en los medios le supone un mayor coste y qué beneficios reales puede reportarle su eliminación: analizaremos junto con usted su proceso de gestión de existencias y haremos los cálculos necesarios. Ver la plataforma operativa para su empresa de transporte o directamente un Reunión del libro.
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