Logiciel TMS : les fonctionnalités d'un système de gestion des transports et les cas où il est judicieux de mettre en place une équipe de planification
Table des matières
Si vous recherchez « logiciel TMS », vous trouverez des dizaines de fournisseurs et de comparatifs. Mais la plupart d'entre eux ne répondent pas à cette question : un système de gestion des transports planifie le transport, mais pas la coordination, qui, dans de nombreuses entreprises de transport, s'effectue en parallèle par e-mail, sur Excel et par téléphone. C'est précisément entre le TMS et les activités quotidiennes que s'accumule le travail que le système n'a jamais pris en charge.
Cet article explique tout d'abord ce qu'est un TMS et ce qu'il permet de faire, puis montre où un TMS standard atteint ses limites et dans quels cas il est judicieux d'y ajouter un module de planification dédié. Il s'adresse aux entreprises de transport et aux prestataires logistiques qui utilisent déjà un TMS tel que Soloplan CarLo, LIS WinSped ou CargoWise, mais qui consacrent malgré tout une grande partie de leur journée à des tâches administratives. Pour ceux qui n'utilisent pas encore de TMS, celui-ci constitue la première étape, et non pas une couche supplémentaire.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des transports (TMS) et quels sont ses domaines d'application ?
Un système de gestion des transports (TMS) est le logiciel utilisé par une entreprise de transport ou un prestataire logistique pour planifier, piloter et facturer ses transports. Il est au transport ce que l'ERP est à la comptabilité : le système opérationnel central. Lorsqu'on parle de logiciel TMS ou de logiciel de gestion des transports, c'est précisément ce système qui est visé ; dans le domaine de la logistique, c'est un TMS qui assume ce rôle.
Un système de gestion des transports (TMS) bien conçu couvre généralement les domaines suivants :
- Gestion des commandes : Saisir et gérer les ordres de transport
- Plan : Répartir les commandes entre les véhicules, les itinéraires et les transporteurs
- Planification d'itinéraires et de parcours
- Calcul et facturation des frais de transport
- Télématique et connectivité des véhicules
- Suivi des envois (Tracking & Tracing)
- Connexion aux plateformes de fret comme Timocom ou Trans.eu
- Analyses et rapports
Les systèmes les plus connus dans la région DACH sont Soloplan CarLo, LIS WinSped et CargoWise, largement répandu à l'échelle mondiale. Ce sont des solutions éprouvées qui couvrent de manière fiable le processus de transport standard. Si vos processus s'intègrent parfaitement à ces procédures standard, un TMS bien implémenté constitue la solution adéquate et suffisante. Cet article traite des cas où ce n'est pas le cas.
TMS, ERP et logiciels de transport : où se situent les limites ?
Trois termes sont souvent confondus. Pour faire la distinction : l’ERP gère l’aspect commercial, c’est-à-dire la comptabilité, les achats et les données de base. Le logiciel TMS gère le transport, c’est-à-dire les commandes, la planification, les tournées et la facturation du fret. Le terme « logiciel de transport » est généralement un terme générique et désigne souvent, dans la pratique, un TMS doté de fonctionnalités spécifiques au secteur du transport. Une bourse de fret telle que Timocom ou Trans.eu n’est en revanche pas un TMS, mais une place de marché à laquelle un TMS est connecté.
Concrètement, cela signifie qu’une entreprise a rarement besoin d’un nouveau système de grande envergure, mais plutôt d’une connexion fluide entre les systèmes existants. C’est précisément à cette jonction, entre l’ERP, le TMS et les échanges par e-mail qui s’effectuent entre les deux, que naît la charge de travail dont il sera question dans la section suivante. Cet article explique comment réduire à zéro la saisie double des données entre ces systèmes. De la double saisie des données à l'absence totale de saisie manuelle.
Là où le TMS standard s'arrête : la gestion des e-mails en complément
Un TMS gère parfaitement les transports dès qu'une commande bien définie est enregistrée dans le système. La charge de travail qui, dans de nombreuses entreprises de transport, prend réellement du temps, survient avant et en parallèle : il s'agit du travail nécessaire pour saisir la commande dans le système et la gérer au gré des imprévus de la journée.
Quatre passages reviennent sans cesse :
Le site Saisie des commandes est reçue par e-mail, au format PDF et par téléphone, puis saisie manuellement dans le TMS. La Fixation des prix Les informations nécessaires à l'établissement d'un devis se trouvent dans la tête des gestionnaires expérimentés et dans de vieux fichiers Excel, et non sous forme de données tarifaires consultables dans le système. La Sélection des transporteurs et des sous-traitants se fait par appel, par téléphone et via la bourse de fret, tandis que l'historique des prestations des partenaires n'est consigné nulle part de manière structurée. Et les Détermination du statut cela prend du temps, car le service commercial appelle le service des expéditions pour savoir où en est un envoi.
Ce n'est pas une lacune d'un TMS en particulier. Les logiciels standard couvrent les cas de figure classiques. Ce qu'une entreprise ajoute en termes de logique propre, d'exceptions spécifiques aux clients et de savoir-faire acquis par l'expérience reste en dehors du système, généralement dans des e-mails et des fichiers Excel. Nous avons décrit comment cet ensemble d'outils se développe de manière incontrôlée au fil des années, parallèlement au système central, dans l'article consacré à Prolifération anarchique du SaaS décrit.
Un exemple : une entreprise de transport de groupage comptant 90 collaborateurs utilise CarLo comme système de gestion des transports (TMS). La gestion des expéditions est parfaitement représentée dans le système, mais chaque commande arrive par e-mail ou au format PDF et est saisie manuellement par deux gestionnaires ; les prix sont recherchés dans d’anciens devis, et en cas de pénurie de capacité, les gestionnaires contactent les transporteurs par téléphone les uns après les autres. Le TMS fonctionne parfaitement. Mais le travail en amont se fait en parallèle.
Le coût de cette lacune : un calculateur
Le coût de cette coordination peut être estimé à titre indicatif. Insérez vos propres chiffres ; ceux qui suivent constituent un exemple, et non une référence.
Supposons que, dans une entreprise de transport, la saisie des commandes, la recherche de tarifs, la coordination des sous-traitants et la vérification du statut des commandes – tâches qui ne sont pas prises en charge par le TMS – mobilisent, selon une estimation prudente, 20 heures par semaine au sein du service de planification. Avec un coût total de 55 EUR et 46 semaines de travail, cela représente 20 × 46 × 55 = 50 600 EUR par an.
Important : il s'agit d'un potentiel brut théorique, et non d'un montant d'économies. Une partie de ce travail ne disparaît pas, mais passe de la saisie au traitement des exceptions. Seule l'analyse du processus permettra de déterminer le montant réel des économies réalisées. Ce qui importe, c'est l'ordre de grandeur : la coordination autour du TMS coûte souvent plus cher que le TMS lui-même, et elle n'apparaît sur aucune facture de licence.
TMS standard, module complémentaire ou équipe dédiée ?
Avant d'envisager une solution personnalisée, il convient de procéder à une analyse honnête en suivant cet ordre.
Premièrement : votre TMS exploite-t-il pleinement son potentiel ? De nombreuses entreprises n'utilisent qu'une fraction des capacités de leur TMS, car certains modules n'ont jamais été mis en place ou certains processus n'ont jamais été correctement définis. La solution la plus rapide et la plus simple consiste souvent à configurer correctement le système existant.
Deuxièmement : existe-t-il un module complémentaire adapté ou une intégration standard ? Pour les besoins courants tels que la télématique ou les formalités douanières, il existe des modules prêts à l'emploi. Si l'un d'entre eux convient, ne le recréez pas.
Troisièmement : votre lacune réside-t-elle dans votre connaissance de l'exploitation ? Ce n’est que lorsque la coordination repose sur la logique qui constitue votre avantage concurrentiel, et que ni la configuration ni le module standard ne permettent de la reproduire, qu’une couche personnalisée au sein du TMS devient la bonne solution. Cet ordre de priorité, qui consiste à privilégier d’abord l’option la plus simple et la plus viable, vous évite de développer vous-même ce qui existe déjà sous forme de solution prête à l’emploi.
Trois façons de combler cette lacune
Il n'existe pas une seule et unique architecture idéale. Lorsque la configuration et le module standard ne suffisent pas, on observe dans la pratique trois modèles :
Exploiter encore davantage le TMS. Activer les modules existants, connecter correctement les interfaces, définir les processus dans le système. Cela fonctionne, à condition que la logique propre à l'entreprise s'intègre dans la structure du TMS.
Placez un autre outil à côté. Un outil spécialisé pour un sous-processus, comme le calcul des devis. Cela résout un problème, mais augmente le nombre de systèmes entre lesquels les données doivent être transférées manuellement, et donc la charge de travail liée à la coordination, que vous souhaitiez justement réduire.
Appliquer une couche de disposition sur le TMS. Une couche opérationnelle allégée, superposée au TMS, qui capture automatiquement les ordres à partir des e-mails, met à disposition les informations tarifaires et l'historique des transporteurs, et assure la transparence du statut, tandis que le TMS reste le système principal pour la facturation et le transport. C'est précisément ce modèle, qui consiste à compléter plutôt qu'à remplacer, que nous décrivons sur notre page consacrée à Plateformes opérationnelles pour les entreprises de transport.
C'est un état des lieux qui détermine le motif à choisir, et non le catalogue d'un fournisseur.
Combien coûte une garde de permanence ?
Il n'existe pas de prix fixes sur le marché, car la fourchette de prix dépend fortement de votre entreprise. À titre indicatif : une fonctionnalité unique, telle que la saisie automatique des commandes à partir d'e-mails dans le TMS, coûte, en cas de développement sur mesure, environ 50 000 euros. Une couche de planification de bout en bout coûte, pour des entreprises de transport de cette taille, entre 75 000 et 150 000 euros environ, auxquels il faut ajouter, à titre indicatif, 15 à 20 % par an pour l'exploitation et le développement.
La position de votre projet dans cette fourchette dépend de facteurs concrets : le type et le nombre d'interfaces TMS et ERP, la qualité des données de base, le nombre de variantes de processus et d'exceptions client, ainsi que les connexions aux bourses de fret et aux systèmes télématiques. Le détail complet des coûts, avec tous les postes annexes, figure dans l'article Le coût de la numérisation pour les PME. L'article consacré à ce sujet explique comment évaluer les avantages réellement réalisables sans inventer de chiffres : Retour sur investissement des logiciels sur mesure.
Un exemple à titre indicatif, et non une offre : une couche de gestion des disponibilités avec saisie automatique des commandes, informations sur les tarifs et historique des transporteurs sur un TMS existant, pour un investissement d'environ 95 000 EUR, auquel s'ajoutent environ 17 000 EUR par an pour l'exploitation et le développement. Sur cinq ans, cela représente environ 180 000 EUR. À cela s'opposent les 50 600 EUR de frais de coordination annuels issus de l'exemple de calcul, dont une partie réaliste sera récupérée. C'est votre évaluation qui déterminera si le calcul est rentable, et non notre modèle chiffré.
Une telle couche doit être conçue dès le premier jour pour une exploitation en production : si le service de planification s'appuie dessus, toute panne entraîne une interruption de l'activité. Les raisons pour lesquelles un logiciel opérationnel ne peut pas être un prototype sont expliquées dans MVP vs. système de production.
Auto-évaluation : un poste de gardien de nuit est-il la prochaine étape pour vous ?
La création de votre propre couche sur le TMS est probablement la prochaine étape à franchir si plusieurs de ces points s'appliquent à votre situation :
- Les commandes nous parviennent par e-mail au format PDF et sont saisies manuellement dans le TMS.
- La fixation des prix des offres dépend de chaque responsable des opérations expérimenté.
- Le choix du transporteur se fait au cas par cas ; il n'existe pas d'historique structuré des prestations.
- Le service commercial appelle le service des expéditions pour connaître le statut d'un envoi.
- Si une personne clé vient à manquer, les connaissances qui ne sont consignées nulle part restent bloquées.
- Votre TMS est mis en place et exploité à fond, mais le travail reste malgré tout en suspens.
Elle est probablement pas La prochaine étape à franchir si vous n'exploitez pas encore pleinement votre TMS, si un module standard comble cette lacune ou si vos processus s'intègrent dans le système sans nécessiter de coordination particulière.
Ce qu'il faut faire maintenant
Commencez par évaluer ce que la coordination, en dehors du TMS, représente réellement en termes de charge de travail. Demandez à vos collaborateurs de noter pendant une semaine le temps consacré à la saisie des commandes, à la recherche des prix, à la coordination des sous-traitants et au suivi de l'avancement des projets, et calculez les coûts complets. Ce chiffre vous en dira plus sur la prochaine étape à franchir que n'importe quelle liste de fournisseurs.
Vérifiez ensuite l'ordre suivant : exploiter pleinement le TMS, module standard, puis seulement ensuite créer votre propre équipe. Si l'écart persiste parce qu'il reflète vos connaissances opérationnelles, la création d'une équipe de planification dans le TMS constitue la solution viable. Vous trouverez dans Choisir un partenaire de développement logiciel.
Si vous souhaitez savoir quelle rupture de média vous coûte le plus cher et quels gains concrets vous pourriez tirer de sa suppression : nous analysons avec vous votre processus de gestion des stocks et nous effectuons les calculs nécessaires. Découvrez la plateforme opérationnelle dédiée à votre entreprise de transport ou directement un Prendre un RDV.
Prenez rendez-vous avec notre équipe pour une consultation gratuite et sans engagement.
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