La numérisation dans le secteur du transport : quand la gestion des ressources par e-mail atteint ses limites
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« La numérisation dans la logistique » évoque les camions autonomes, la blockchain et la chaîne d’approvisionnement entièrement connectée. Dans la plupart des entreprises de transport, la réalité est tout autre. Elle commence à un bureau, où une gestionnaire de transport saisit un ordre de transport à partir d’un e-mail, consulte le tarif dans un tableau Excel et appelle trois transporteurs les uns après les autres. C’est ici, et non dans une vision futuriste, que se décide si une entreprise fonctionne de manière numérique ou si elle se contente simplement de disposer d’outils numériques.
Cet article s'adresse aux entreprises de transport et aux prestataires logistiques qui ont le sentiment que la gestion de leurs expéditions par e-mail atteint ses limites et qui souhaitent savoir ce que la numérisation implique concrètement pour leur activité avant d'aborder la question des logiciels. Il adopte délibérément une perspective opérationnelle, plutôt que celle des mots-clés technologiques.
Ce que signifie réellement la « numérisation dans la logistique » pour une entreprise de transport
Les grandes études et les prises de position sur la numérisation dans le secteur de la logistique dépeignent une vision d'avenir : capteurs, intelligence artificielle, véhicules autonomes, chaînes d'approvisionnement entièrement connectées. Ce n’est pas faux, mais c’est rarement là où en est une entreprise de transport de taille moyenne. Pour elle, la numérisation signifie avant tout quelque chose de peu spectaculaire : reproduire les processus quotidiens dans un logiciel de manière à ce que les informations ne soient plus transférées manuellement d’un système à l’autre.
La distinction est importante. Une entreprise de transport qui utilise un TMS moderne, un ERP et plusieurs applications dispose d’outils numériques. Elle ne fonctionne véritablement de manière numérique que lorsqu’une commande est traitée de sa réception à sa facturation sans que personne n’ait à la saisir manuellement, à la rechercher ou à la transmettre oralement. C’est précisément cette continuité, et non le nombre d’outils, qui est essentielle. La « logistique 4.0 » est l’objectif à long terme ; la chaîne opérationnelle continue en est la première étape.
Comment savoir que la capacité de stockage de votre messagerie atteint ses limites
La gestion des commandes par e-mail est étonnamment résistante. Elle permet souvent à une entreprise de fonctionner pendant des années et de générer plusieurs millions de chiffre d'affaires, car des gestionnaires expérimentés la maintiennent à flot grâce à leurs connaissances et à leur capacité d'improvisation. La limite ne se manifeste pas par un effondrement, mais par des symptômes qui s'aggravent progressivement :
- Les nouveaux collaborateurs ont besoin de plusieurs mois avant de pouvoir gérer leur planning de manière autonome, car les connaissances se trouvent dans les têtes, et non dans les systèmes.
- Si une personne clé vient à manquer, l'activité s'en trouve paralysée, car personne ne connaît ses tarifs, ses contacts et les cas particuliers.
- Le service commercial ne peut pas indiquer de statut aux clients sans appeler le service de planification.
- Les erreurs dues à des saisies en double et à des données Excel obsolètes se multiplient, en particulier en période de forte charge.
- La croissance se traduit par un nombre accru d'employés administratifs, et non par une marge plus élevée, car chaque commande supplémentaire entraîne le même volume de travail manuel.
Aucun de ces symptômes ne justifie à lui seul une intervention. Pris dans leur ensemble, ils décrivent une entreprise dont la performance dépend du nombre de ses collaborateurs et non de ses systèmes. Pour comprendre comment cette dépendance vis-à-vis des individus, plutôt que vis-à-vis des systèmes, s’explique, nous avons abordé ce sujet dans l’article consacré à Prolifération anarchique du SaaS décrit.
Une situation typique : une entreprise de transport comptant 120 collaborateurs et affichant une croissance solide constate que chaque nouvelle tonne de chiffre d'affaires entraîne la création d'un demi-poste supplémentaire dans les services administratifs. Ce n’est pas parce que les employés sont lents ; c’est simplement que chaque commande suit toujours le même parcours : e-mails, Excel et communications verbales. C’est à ce moment-là que la numérisation passe du statut de sujet d’avenir à celui d’enjeu économique.
Le coût de la coordination manuelle
Le coût de la gestion des e-mails n'apparaît sur aucune facture, car il est réparti sur les salaires. Il est néanmoins possible de le chiffrer. Utilisez vos propres chiffres ; ceux qui suivent constituent un exemple, et non une référence.
Prenons simplement l'exemple de la saisie des commandes à partir d'e-mails. Si deux chargés de dossier y consacrent chacun 15 heures par semaine, cela représente, avec un coût total de 50 euros et 46 semaines de travail, 2 × 15 × 46 × 50 = 69 000 euros par an, pour une seule étape intermédiaire, avant même de prendre en compte la recherche de prix, la coordination des transporteurs et la vérification du statut.
Important : il s'agit d'un potentiel brut théorique, et non d'un montant d'économies. Une partie de ce travail ne disparaît pas ; elle passe simplement de la routine à l'exception. Seule une analyse des processus permettra de déterminer le gain réel. Ce qui importe, c'est l'ordre de grandeur : une seule étape manuelle mobilise déjà, dans une entreprise de transport de taille moyenne, un peu plus qu'un poste à temps plein.
Les premiers avantages de la numérisation dans le secteur du transport routier
La tentation est grande d’aborder la numérisation à grande échelle : un nouveau portail pour les clients, une application pour les chauffeurs, un tableau de bord pour la direction, tout cela en même temps. Dans la pratique, c’est l’approche inverse qui s’avère la plus payante. Commencez par le domaine où la coordination manuelle coûte le plus cher, c'est-à-dire, dans presque toutes les entreprises de transport, la planification : le parcours d'une commande, de sa réception à son statut en passant par son attribution.
Concrètement, il s'agit de quatre domaines dans lesquels la numérisation se fait immédiatement sentir : la saisie automatique des commandes à partir des e-mails, l'accès aux informations tarifaires en ligne plutôt que via Excel, un historique structuré des transporteurs plutôt que des notes de rappel, et un statut visible par le service commercial lui-même. Il ne s'agit pas là de technologies d'avenir. Il s'agit de la numérisation des activités quotidiennes.
Voici un exemple concret de ce que cela change : aujourd’hui, un gestionnaire lit un e-mail de commande, saisit manuellement l’expéditeur, le chargement, les dates et le prix dans le TMS, puis classe l’e-mail dans un dossier. Une fois numérisé, le système extrait automatiquement les informations de l’e-mail, crée la commande de manière structurée et affiche immédiatement au responsable des opérations les transporteurs adaptés ainsi que leur historique. La saisie, qui prenait cinq minutes par commande, ne nécessite plus que quelques secondes de vérification. Multiplié par le nombre de commandes quotidiennes, cela fait toute la différence entre une croissance de l’entreprise et un back-office qui ne cesse de s’alourdir.
Pour savoir quel rôle joue le système de gestion des transports dans ce contexte, consultez l'article consacré à ce sujet Le logiciel TMS et la couche « Dispo » qui le surplombe; pour savoir ce qui est particulièrement important en matière de planification, consultez l'article sur Logiciel de planification pour les entreprises de transport.
La numérisation ne signifie pas tout remplacer
Une idée fausse très répandue freine les entreprises : celle selon laquelle la numérisation impliquerait de remplacer le TMS qui a fait ses preuves et de repartir de zéro. C'est généralement le contraire qui est vrai. Votre TMS gère efficacement le transport et la facturation, et un logiciel standard de gestion des expéditions reproduit de manière fiable le processus habituel. Ce qui manque, c’est rarement un nouveau système de grande envergure. Il s’agit plutôt d’établir une connexion de bout en bout entre ce qui existe déjà et la mise en œuvre de votre propre logique, qui repose aujourd’hui sur les e-mails et Excel.
Dans le secteur du transport, la numérisation consiste donc davantage à compléter qu’à remplacer : il s’agit de superposer aux systèmes existants une couche opérationnelle allégée qui prend en charge la coordination manuelle. Pour découvrir à quoi ressemble une telle couche, consultez notre page consacrée à Plateformes opérationnelles pour les entreprises de transport. Le fait que les outils numériques puissent, au fil des années, se multiplier de manière incontrôlée au lieu de faciliter les choses constitue l'envers de la même médaille.
Trois idées reçues qui freinent les entreprises de transport
Trois idées reçues poussent les entreprises à conserver plus longtemps que nécessaire leur service de gestion des e-mails.
« Il nous faut d'abord une stratégie numérique. » Une stratégie sur le papier ne fait souvent que retarder le premier pas. Il est plus utile de numériser un seul processus coûteux, d'en démontrer l'efficacité et d'en tirer des enseignements. La stratégie découle de ce qui fonctionne.
« La numérisation n'est rentable qu'à partir d'une certaine taille d'entreprise. » Pour les PME, c'est tout le contraire. La charge de travail manuel augmente proportionnellement au nombre de commandes, et c'est pourquoi une entreprise de transport en pleine croissance en ressent les effets plus tôt qu'un grand groupe disposant de son propre service informatique. Une entreprise en pleine croissance paie chaque jour le prix de ce décalage.
« Au final, il faudra de toute façon tout reconstruire. » Rarement. En règle générale, le TMS existant reste le système principal. C'est la couche supérieure, qui repose aujourd'hui sur les personnes, les e-mails et Excel, qui est numérisée.
Ce que cela change pour vos responsables de la planification
L'impact le plus important se mesure rarement à l'aune d'un indicateur. Il se mesure à l'aune des personnes. Un gestionnaire des transports qui n’a plus à saisir manuellement les commandes ni à passer des coups de fil aux transporteurs a l’esprit libre pour prendre les décisions pour lesquelles personne ne peut le remplacer : la liaison délicate, le goulot d’étranglement de dernière minute, le client ayant une demande particulière. La numérisation décharge le gestionnaire des tâches routinières, mais ne le décharge pas de ses responsabilités. Et elle rend l’entreprise moins dépendante des individus, car les connaissances qui, jusqu’à présent, n’étaient détenues que par une gestionnaire expérimentée, deviennent accessibles dans le système. C’est précisément cela qui fait la différence entre une entreprise qui grandit avec ses collaborateurs et une entreprise qui dépend d’eux.
Par où commencer
La numérisation échoue rarement à cause de la technologie, mais presque toujours parce qu'on la conçoit à trop grande échelle. Pour se lancer de manière pragmatique, nul besoin d'un document stratégique. Une simple mesure suffit. Prenez une seule chaîne de processus, par exemple la saisie des commandes, et notez pendant une semaine le temps qu’elle mobilise réellement. Ce chiffre constitue votre point de départ.
Vient ensuite la démarche que nous recommandons également en dehors du domaine de la logistique : numériser entièrement un processus, le stabiliser, puis passer au suivant. Pour en savoir plus sur cette approche progressive, consultez l'article La numérisation dans l'entreprise, étape par étape. Et pour savoir comment mener cette mise en place sans surcharger votre équipe, consultez l'article consacré à La gestion du changement dans le cadre de la transformation numérique.
Ce qu'il faut faire maintenant
Ne commencez pas par une vision, mais par une semaine d'observation. Où une date est-elle saisie manuellement une deuxième fois ? Où une décision dépend-elle de l'expérience d'une seule personne ? Chacun de ces points peut constituer un premier pas, et aucun d'entre eux ne nécessite de transformer l'ensemble du fonctionnement d'un seul coup.
La logistique connectée reste l'objectif à long terme. Pour y parvenir, il faut commencer par sortir les activités quotidiennes de la boîte mail et d'Excel. Si vous souhaitez découvrir concrètement comment cela se traduit pour une entreprise de transport de votre taille, rendez-vous sur notre page consacrée à Plateformes opérationnelles pour les entreprises de transport, ou bien vous prendre rendez-vous pour un entretien.
Prenez rendez-vous avec notre équipe pour une consultation gratuite et sans engagement.
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