La gestión del alcance del proyecto comienza con una declaración sobre el Alcance del proyecto. Existen varios documentos asociados a la gestión de proyectos. La declaración de alcance es el documento de alcance más importante para la gestión del alcance del proyecto.
En este artículo aprenderás todo lo que incluye una declaración del alcance de un proyecto y cómo crearla. Vamos allá.
¿Qué es una declaración de alcance?
Definición
Todo proyecto, grande o pequeño, sencillo o difícil, incluye una declaración del alcance del proyecto que los gestores de proyectos utilizan para confirmar los resultados esperados de un proyecto y los supuestos o limitaciones en los que se basará el trabajo.
La declaración sobre el alcance del proyecto debe contar con el respaldo de todas las partes interesadas en el proyecto, incluidas las partes interesadas, los clientes y el equipo del proyecto. Este documento se prepara antes del inicio de los trabajos del proyecto.
Significado de la declaración de alcance
Una declaración de alcance orienta al director del proyecto para organizar y ejecutar los proyectos dentro de unos límites determinados. Define el alcance y las oportunidades que pueden utilizarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto hasta su finalización con éxito.
Debe elaborar una Declaración de Alcance del Proyecto para evitar las siguientes situaciones en la fase de desarrollo del proyecto:
- Los requisitos del proyecto cambian constantemente
- La finalización del proyecto se retrasa con respecto al calendario real
- Los costes del proyecto se sobrepasan y superan el presupuesto especificado
- Las necesidades del proyecto cambian en mitad de la fase de desarrollo y hay que reconsiderarlas.
- El resultado del proyecto no está a la altura de las expectativas del cliente
- El nivel de calidad deseado no responde a las expectativas
¿Quién es el responsable de la redacción / quién es el autor?
Lo ideal es que los jefes de proyecto se encarguen ellos mismos de preparar la declaración del alcance del proyecto. Sin embargo, también pueden delegar esta tarea en un miembro de confianza del equipo.
A menudo, la declaración del alcance de un proyecto la completan todos los miembros del equipo, o se remite a otras partes interesadas para que la aporten, acuerden o aprueben.
¿Qué incluye una declaración sobre el alcance de un proyecto?
Justificación
Cada proyecto debe abordar una necesidad específica. Una justificación explica la necesidad a la que responde su proyecto. Se describe con más detalle en la carta del proyecto.
Descripción de la gama de productos
Comprender y definir el alcance del proyecto es esencial antes de empezar a trabajar en él. El producto, el servicio y los resultados generales del proyecto se describen en esta sección de la declaración del alcance del proyecto. Cada miembro del equipo que participe en el proyecto puede remitirse a las expectativas definidas en el plan de gestión del alcance según sea necesario.
Criterios de aceptación
Por regla general, deben cumplirse determinadas condiciones antes de que se acepten los entregables del proyecto como parte de la gestión del alcance del proyecto. Estas condiciones se denominan criterios de aceptación.
Resultados
Los entregables de un proyecto en un documento de alcance del proyecto también se denominan objetivos del proyecto y se refieren a los productos, servicios o resultados que su proyecto producirá a su finalización o durante su ciclo de vida.
Exclusiones del proyecto
Todo el trabajo que se realizará como parte del proyecto se incluye en el alcance del proyecto. Sin embargo, también es importante indicar lo que no se hará como parte de la ejecución del proyecto, de modo que cualquier suposición o incertidumbre quede totalmente aclarada para todas las partes interesadas en el proyecto.
Restricciones
Los límites incluyen las limitaciones que pueden alcanzarse dentro del proyecto, el plazo en que pueden lograrse y el coste de los resultados.
Supuestos
En la gestión empresarial hay cambios todo el tiempo. No importa lo minuciosamente que planifiques, tu proyecto y los miembros de tu equipo pueden enfrentarse a algunas incertidumbres. La declaración del alcance del proyecto debe describir el proceso que usted y los miembros del equipo que participan en el proyecto utilizarán para hacer frente a la información incierta a lo largo de la fase de desarrollo del proyecto.
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Plantilla de declaración del alcance del proyecto
El documento de alcance del proyecto, también conocido como documento de alcance, suele constar de los siguientes elementos:
Introducción
La sección de introducción ofrece una visión general de todo el proyecto. Es un desglose detallado de todas las tareas que llevará a cabo el equipo del proyecto. Contiene todos los elementos importantes que podrían repercutir en el resultado del proyecto.
Alcance del proyecto
Esta sección es la parte "principal" de la declaración del alcance del proyecto, por así decirlo. En ella se explica qué incluye y qué no incluye el proyecto, lo que ayuda a los gestores a evitar confusiones entre las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto.
Exclusiones
La declaración de alcance de un proyecto también debe incluir exclusiones. Las exclusiones pueden consistir en cualquier cosa que no forme parte del proyecto o de sus resultados. Se refieren a cosas que no se tienen en cuenta en la planificación del proyecto.
Resultados
Los resultados medibles se denominan entregables, que indican la finalización con éxito del proyecto. Esta sección del alcance del proyecto también debe incluir la fecha de entrega exacta de los entregables y los hitos que deben alcanzarse.
Restricciones
Los posibles límites del proyecto que podrían afectar al resultado del mismo se describen como restricciones. Entre ellas están el presupuesto, el calendario, la falta de información, los recursos, etc.
Criterios de aceptación
Los criterios de aceptación son un acuerdo sobre cómo se medirá el éxito del proyecto. Un criterio de aceptación bien definido ayuda a garantizar que el alcance del proyecto no se amplíe de forma incontrolada.
Inspección final
Por último, debe darse la aprobación final. En esta sección de la declaración del alcance del proyecto, el cliente firma la declaración del alcance. Esto confirma que se han tenido en cuenta todos los parámetros y que el documento es correcto y está completo.
Escríbalo y compártalo con su equipo
Una declaración escrita del alcance del proyecto evita malentendidos dentro del equipo. Esta declaración contribuye a la correcta planificación de un proyecto y muestra el éxito del mismo cuando se completa. Es un documento importante que debes utilizar en todos los proyectos que gestiones.
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