Déclaration sur la portée

La gestion de la portée du projet commence par une déclaration de Portée du projet. Différents documents sont liés à la gestion de projet. La déclaration de portée est le document de portée le plus important pour la gestion de la portée du projet.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu'il y a dans une déclaration de portée du projet et comment en rédiger une. C'est parti !

Qu'est-ce qu'une déclaration de champ d'application ?

Définition

Chaque projet, qu'il soit grand ou petit, simple ou difficile, comprend une déclaration de portée du projet, utilisée par les gestionnaires de projet pour confirmer les résultats attendus d'un projet et toutes les hypothèses ou contraintes en vertu desquelles le travail est effectué.

La déclaration de portée du projet doit être approuvée par toutes les parties prenantes du projet, y compris les parties prenantes, les clients et l'équipe de projet. Ce document est établi avant le début du projet.

Importance de la déclaration sur le champ d'application

Une déclaration de portée guide le gestionnaire de projet dans l'organisation et le déroulement des projets dans les limites fixées. Il définit le champ d'application et les possibilités qui peuvent être utilisées tout au long du cycle de vie du projet jusqu'à ce qu'il soit mené à bien.

Vous devriez développer un Project Scope Statement afin d'éviter les scénarios suivants lors de la phase de développement du projet :

• Les exigences du projet changent constamment
• La clôture du projet est en retard sur le calendrier prévu
• Les coûts du projet sont dépassés et dépassent le budget indiqué.
• Les exigences du projet changent au milieu de la phase de développement et doivent être repensées.
• Le résultat du projet n'est pas à la hauteur des attentes du client
• Le niveau de qualité souhaité ne correspond pas aux attentes

Qui est responsable de l'écriture / qui est l'auteur ?

Dans l'idéal, les chefs de projet sont eux-mêmes responsables de la rédaction de la déclaration de portée du projet. Mais ils peuvent aussi déléguer cette tâche à un membre de l'équipe en qui ils ont confiance.

Souvent, une déclaration de portée du projet est complétée par tous les membres de l'équipe ou transmise à d'autres parties prenantes pour obtenir une contribution, un accord ou une approbation.

Que contient une déclaration sur la portée du projet ?

Justification

Chaque projet doit répondre à un besoin spécifique. Une justification explique le besoin auquel votre projet répond. Elle est décrite plus en détail dans la charte de projet.

Description de l'étendue du produit

Il est essentiel de comprendre et de définir la portée du projet avant de commencer à travailler dessus. Le produit, le service et les résultats globaux de votre projet sont décrits dans cette section de la déclaration de portée du projet. Chaque membre de l'équipe impliqué dans le projet peut, si nécessaire, se référer aux attentes définies dans le plan de gestion de la portée.

Critères d'acceptation

En règle générale, certaines conditions doivent être remplies avant que les prestations du projet ne soient acceptées dans le cadre de la gestion de la portée du projet. Ces conditions sont appelées critères d'acceptation.

Résultats de performance

Les réalisations d'un projet dans un document de portée du projet sont également appelées objectifs du projet et font référence aux produits, services ou résultats que votre projet produira à son achèvement ou au cours de son cycle de vie.

Exclusions de projets

Tous les travaux qui doivent être réalisés dans le cadre du projet sont inclus dans la portée du projet. Toutefois, il est également important d'indiquer ce qui ne sera pas fait dans le cadre de la mise en œuvre du projet, afin que toute hypothèse ou incertitude soit entièrement clarifiée pour toutes les parties prenantes du projet.

Restrictions

Les limites incluent les contraintes qui peuvent être atteintes dans le cadre du projet, le délai dans lequel elles peuvent être atteintes et le coût des résultats.

Hypothèses

Dans la gestion d'une entreprise, les changements sont constants. Même si vous planifiez minutieusement, votre projet et les membres de votre équipe peuvent être confrontés à quelques impondérables. La déclaration de la portée du projet doit esquisser la procédure que vous et les membres de l'équipe impliqués dans le projet suivrez pour gérer les informations incertaines tout au long de la phase de développement du projet.

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Modèle de déclaration de projet

Le document de portée du projet, également appelé document de périmètre, se compose généralement des éléments suivants :

Introduction

La partie introductive donne un aperçu de l'ensemble du projet. Il s'agit d'une ventilation détaillée de toutes les tâches que l'équipe de projet va réaliser. Elle contient tous les éléments importants qui pourraient avoir un impact sur le résultat du projet.

Portée du projet

Cette section est en quelque sorte le "corps" de l'explication de la portée du projet. La portée du projet explique ce que le projet comprend et ce qu'il ne comprend pas, ce qui aide les gestionnaires à éviter la confusion parmi les parties prenantes et les membres de l'équipe de projet.

Exclusions

Une déclaration de portée du projet doit également inclure des exclusions. Les exclusions peuvent consister en tout ce qui ne fera pas partie du projet ou de ses résultats. Elles font référence à des éléments qui ne sont pas pris en compte lors de la planification du projet.

Résultats disponibles

Les résultats mesurables sont appelés livrables et indiquent que le projet a été mené à bien. Cette section de la portée du projet doit également contenir la date d'échéance exacte des résultats à fournir et les étapes à atteindre.

Restrictions

Les limites éventuelles du projet, qui pourraient affecter le résultat du projet, sont décrites comme des contraintes. Les contraintes incluent le budget, le calendrier, le manque d'informations, les ressources, etc.

Critères d'acceptation

Les critères d'acceptation sont un accord sur la manière de mesurer le succès du projet. Un critère d'acceptation bien défini contribue à éviter une extension incontrôlée de la portée du projet.

Réception finale

Enfin, une approbation finale doit être donnée. Dans cette section de la déclaration de portée du projet, le client signe la déclaration de portée. Il confirme ainsi que tous les paramètres ont été pris en compte et que le document est correct et complet.

Notez-le et partagez-le avec votre équipe

Une définition écrite de la portée du projet permet d'éviter les malentendus au sein de l'équipe. Cette déclaration aide à planifier correctement un projet et montre le succès du projet lorsqu'il est terminé. Il s'agit d'un document important que vous devriez utiliser pour chaque projet que vous dirigez.