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Cómo redactar un documento de alcance
Sin una buena planificación, puede resultar difícil domar a la bestia de los "proyectos". En un momento parecen una rutina circense bien organizada, con varias partes móviles que se integran armoniosamente entre sí. Sin embargo, en cuanto una parte se sale de la línea, se desata el caos.
Por este motivo, utilizar un software de documento de alcance es un salvavidas. Con la ayuda de un documento de alcance, puedes definir los límites del proyecto para obtener un marco preciso de lo que debe y no debe incluirse.
Pero eso es sólo la mitad de la ecuación. Necesita el software adecuado para permitir una fase de planificación eficiente y facilitar la ejecución. Afortunadamente, el software de documento de alcance ofrece una serie de funciones que le ayudarán a controlar cada paso del proceso de gestión del alcance. A continuación le explicamos cómo puede gestionar mejor su proyecto con la ayuda de un software de documento de alcance.
Cómo redactar un documento de alcance del proyecto
Paso 1: Planificar la gestión del alcance
Las funciones de usuario son un componente clave del completo software documental. Todo el software permite crear grupos de usuarios y cuentas de invitados. Puede invitar a sus clientes, contratistas, empleados y otras personas a unirse al espacio de trabajo compartido. Incluso puedes establecer niveles de autorización para ellos.
Paso 2: Registre sus requisitos
Algunos programas ofrecen formularios personalizables que permiten capturar datos de forma ágil. Otros se integran con aplicaciones de terceros para que puedas capturar información con distintos diseños de formulario.
Paso 3: Definir el ámbito de aplicación
La capacidad de definir y describir el alcance del proyecto, las hipótesis, los procesos, etc. es el componente principal de las soluciones de documentos de alcance. Algunas ofrecen por defecto un campo de texto enriquecido llamado "Descripción" para capturar información como la descripción y el alcance del proyecto. Los usuarios pueden incluso crear campos personalizados para documentar otra información.
El almacenamiento de archivos es otra característica común. Las integraciones con aplicaciones populares como Dropbox y Google Drive te permiten compartir y acceder rápidamente a todos los documentos del proyecto con tu equipo. Todo el mundo puede encontrar el documento adecuado en un solo lugar sin tener que rebuscar entre hilos de correos electrónicos.
Paso 4: Creación de la estructura de desglose del trabajo (EDT)
El software para documentos de alcance le ofrece varias opciones para gestionar el trabajo de su proyecto:
- Registre las fechas de sus tareas en un calendario
- Gestionar las dependencias de las tareas
- Cree los flujos de trabajo personalizados que mejor se adapten a su equipo
- Visualice los flujos de trabajo con una vista Kanban de las tareas para que todo el mundo sepa lo que tiene entre manos.
- Mantenga a todo su equipo al día y controle los plazos con calendarios en un solo lugar.
Paso 5: Validar el ámbito de aplicación
Además del acceso de los usuarios y el intercambio de archivos, la gestión de riesgos es otra herramienta útil para la validación del alcance (aunque no todos los programas la ofrecen).
El software suele permitirle crear un plan integral. Puede utilizar la plantilla de análisis de riesgos integrado para evaluar todos los riesgos que afectan a su proyecto. Ayuda a los responsables a evaluar las propuestas y preparar la estrategia empresarial.
Paso 6: Comprobación de la circunferencia
Los cuadros de mando son una excelente forma de controlar el alcance del proyecto. Resumen los datos del proyecto en una única vista que puede personalizar en función de los KPI que desee controlar. Así se obtiene una visión completa del estado del proyecto.
El software de documentos de alcance también ofrece funciones de visualización que permiten convertir los datos en diagramas de flujo fáciles de entender, gráficos circulares y mucho más. Esta representación visual permite identificar rápidamente cualquier área problemática.
Paso 7: Crear informes
La mayoría de los programas informáticos para documentos de alcance te ofrecen la flexibilidad de utilizar informes predefinidos o crear informes personalizados que se adapten a tus necesidades.
Puede utilizar la función de informes para capturar información relevante una vez que haya completado el proyecto. Esto le permite crear un resumen de los proyectos que puede exportar para compartirlo con las partes interesadas y demostrar que ha completado todos los entregables incluidos en la declaración de alcance.
Ejemplos de declaraciones sobre el alcance del proyecto
1. desarrollo de una aplicación
Nombre del proyecto; Aplicación móvil para una plataforma de compras en línea
Paso 1: Planificación de la gestión del alcance
Cree un plan para gestionar el alcance del proyecto, que incluya cómo se definirá, validará y supervisará.
Asigne funciones y responsabilidades para supervisar las tareas asociadas al ámbito de aplicación.
Paso 2: Recopilación de requisitos
Capture los requisitos de las partes interesadas para aspectos como el inicio de sesión del usuario, la selección de productos, las opciones de búsqueda, la funcionalidad de la cesta de la compra, la integración del procesamiento de pagos, las funciones de seguimiento de pedidos y las opiniones de los clientes.
Utilice métodos como entrevistas, encuestas y talleres para reunir todos los detalles.
Paso 3: Definir el ámbito de aplicación
Crear un documento de alcance del proyecto en el que se describan las características de la aplicación, las plataformas compatibles (iOS y Android) y el cumplimiento de las normas de diseño UI/UX.
Indique claramente qué funciones se incluyen en el ámbito del proyecto y cuáles se excluyen de la primera versión.
Paso 4: Crear una estructura de desglose del trabajo (EDT)
Desarrolle un desglose de tareas mediante una estructura de desglose del trabajo que divida el proyecto en fases como planificación, diseño, desarrollo, pruebas e implantación.
Subdivida cada fase en subtareas para asegurarse de que se cubren todas las actividades.
Paso 5: Validación del ámbito de aplicación
Revise tanto el enunciado del alcance como la estructura de desglose del trabajo con las partes interesadas para confirmar que todos los requisitos se han capturado correctamente.
Obtener el consentimiento de las partes interesadas para validar el alcance definido.
Paso 6: Gestión del alcance del proyecto
Seguir el progreso del proyecto de acuerdo con el alcance definido. Gestione todos los cambios necesarios mediante un proceso de control de cambios.
Evaluar el impacto de los cambios en los objetivos y el calendario del proyecto.
Paso 7: Creación de informes
Crear actualizaciones de estado que describan el progreso de los cambios en el alcance del proyecto. Todos los retos.
Mantenga al día a los implicados proporcionándoles información actualizada.
2. gestión de la construcción
Nombre del proyecto; Construcción de viviendas
Paso 1: Planificación de la gestión del alcance
Cree un plan de gestión del alcance del proyecto que detalle cómo se definirá, controlará y gestionará el alcance a lo largo del proyecto.
Determinar las partes implicadas y sus responsabilidades en la gestión del alcance.
Paso 2: Recopilación de requisitos
Registre los requisitos para el edificio residencial, incluidos los detalles de las unidades, los aparcamientos, el pabellón deportivo, el jardín de la azotea y las zonas comunes.
Utiliza planos, planos arquitectónicos y reuniones con los implicados para registrar los requisitos.
Paso 3: Definir el ámbito de aplicación
Documentar el alcance de los trabajos para la construcción de un edificio de diez plantas con todas las instalaciones de conformidad con la normativa de edificación.
Especifique cualquier excepción, como ampliaciones que no formen parte de este proyecto. Paso 4: Crear la estructura de desglose del trabajo (EDT)
Desarrollar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para dividir el proyecto en diferentes fases: Preparación del terreno, construcción de los cimientos, construcción de la estructura, instalación de fontanería, acabados exteriores y paisajismo.
Añada tareas a cada fase para garantizar que se cubre el alcance del proyecto.
Paso 5: Comprobar la circunferencia
Presentar la declaración del alcance y la estructura de desglose del trabajo a las partes interesadas para su revisión y aprobación.
Realización de visitas y reuniones de revisión para confirmar que se cumplen todos los requisitos.
Paso 6: Gestión del ámbito de aplicación
Supervisar que el proyecto se ajusta al alcance definido y responder a todas las solicitudes de cambio mediante un proceso.
Seguimiento de los cambios de alcance y su impacto en el calendario y el presupuesto del proyecto.
Paso 7: Creación de informes
Elabore informes de progreso periódicos que ofrezcan una visión general de las tareas completadas, las próximas actividades y los cambios en el alcance del proyecto.
Mantener informados a los implicados sobre el estado del proyecto y los posibles problemas.
3er proyecto de servicio informático
Título del proyecto; Modernización de la infraestructura informática de la sede de la empresa
Paso 1: Planificación de la gestión del alcance
Desarrollar un plan de gestión del alcance para definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
Asigne responsabilidades para las tareas de gestión del alcance a los miembros del equipo del proyecto.
Paso 2: Registre sus requisitos
Empiece por reunir la información necesaria para actualizar la infraestructura, como servidores, conmutadores de red, cortafuegos, sistemas de copia de seguridad y recuperación en caso de catástrofe, una plataforma de colaboración y correo electrónico basada en la nube y medidas de ciberseguridad.
Entrevistar a las partes interesadas y organizar grupos de discusión. Organizar talleres sobre requisitos.
Paso 3: Definir el alcance del proyecto
Documente una declaración del alcance del proyecto que describa todas las tareas y especifique las mejoras esperadas en el rendimiento de la red, las medidas de seguridad y la escalabilidad.
Defina lo que no forma parte del ámbito del proyecto, por ejemplo, las actualizaciones de sistemas importantes.
Paso 4: Desarrollo de la estructura de desglose del trabajo (EDT)
Crear una estructura de desglose del trabajo que divida el proyecto en tareas: Evaluación de la infraestructura, planificación del proceso de actualización, obtención de recursos, fase de ejecución y estrategias para minimizar las interrupciones.
Divida cada tarea en subtareas para asegurarse de que se tienen en cuenta todas las actividades.
Paso 5: Validación del alcance del proyecto
Revise tanto el enunciado del alcance como la estructura de desglose del trabajo con las partes interesadas para asegurarse de que se han tenido en cuenta todos los requisitos.
Obtener la aprobación de las partes interesadas para validar el alcance del proyecto.
Paso 6: Gestionar el alcance del proyecto
Mantener una visión general del alcance del proyecto gestionando todos los cambios mediante un proceso de control de cambios.
Evaluar cómo los cambios en el alcance pueden afectar al calendario y los objetivos del proyecto.
Paso 7: Creación de informes
Crear informes actualizados sobre el progreso del proyecto, los cambios de alcance y los retos.
Mantener informadas a las partes interesadas para mantener la apertura y la participación a lo largo de todo el proyecto.
Estos desgloses detallados ayudan a garantizar que se cubren todos los elementos de la gestión del alcance para cada categoría de proyecto.
Ejemplos de programas para documentos voluminosos
- Proyecto Microsoft
- Smartsheet
- Lucidchart
- Wrike
- Scoper.io
Conclusión
El alcance del proyecto es un elemento importante para gestionarlo con éxito.
Y gracias al software de documento de alcance, tendrá acceso a todas las funciones que harán que sus proyectos sean más eficientes. Sin embargo, el software sólo le será útil si tiene funciones que pueda utilizar. Así que asegúrate de encontrar el software adecuado que satisfaga tus necesidades para gestionar el alcance de tu proyecto de forma eficiente.
¿Ha utilizado alguna vez un programa informático para gestionar el alcance de un proyecto? ¿Cuál ha sido su experiencia?
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