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Wie man ein Scope-Dokument schreibt
Ohne eine gute Planung kann es schwierig sein, die Bestie „Projekt“ zu zähmen. In der einen Minute erscheinen sie wie eine gut organisierte Zirkusroutine mit mehreren beweglichen Teilen, die harmonisch ineinander übergehen. Sobald jedoch ein Teil aus der Reihe tanzt, bricht das Chaos aus.
Aus diesem Grund ist die Verwendung von Scope-Dokumenten-Software ein Lebensretter. Mit Hilfe eines Umfangsdokuments können Sie die Grenzen des Projekts definieren, um einen genauen Rahmen dafür zu erhalten, was enthalten sein soll und was nicht.
Aber das ist nur die Hälfte der Gleichung. Sie brauchen die richtige Software, um eine effiziente Planungsphase zu ermöglichen und die Ausführung zu erleichtern. Glücklicherweise bietet die Software für Umfangsdokumente eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie jeden Schritt des Umfangsmanagements steuern können. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt mit Hilfe von Scope Document Software besser managen können.
Wie man ein Projektumfangsdokument schreibt
Schritt 1: Planen Sie das Umfangsmanagement
Die Benutzerfunktionen sind ein Hauptbestandteil der Umfangsdokumentensoftware. Mit der gesamten Software können Sie Benutzergruppen und Gastkonten erstellen. Sie können Ihre Kunden, Auftragnehmer, Mitarbeiter und andere Personen einladen, dem gemeinsamen Arbeitsbereich beizutreten. Sie können sogar Berechtigungsstufen für sie festlegen.
Schritt 2: Erfassen Sie Ihre Anforderungen
Manche Software bietet anpassbare Formulare, mit denen Sie Daten auf rationelle Weise erfassen können. Andere lassen sich in Anwendungen von Drittanbietern integrieren, so dass Sie Informationen mit verschiedenen Formularlayouts erfassen können.
Schritt 3: Definieren Sie den Umfang
Die Möglichkeit, den Umfang Ihres Projekts, die Annahmen, die Prozesse und vieles mehr zu definieren und zu beschreiben, ist die Hauptkomponente der Lösungen für Umfangsdokumente. Einige bieten ein standardmäßiges Rich-Text-Feld, das als „Beschreibung“ bezeichnet wird, um Informationen wie Projektbeschreibung und Umfang zu erfassen. Benutzer können sogar benutzerdefinierte Felder erstellen, um andere Informationen zu dokumentieren.
Die Speicherung von Dateien ist eine weitere gängige Funktion. Integrationen mit beliebten Anwendungen wie Dropbox und Google Drive ermöglichen es Ihnen, alle Projektdokumente schnell mit Ihrem Team zu teilen und darauf zuzugreifen. Jeder kann das richtige Dokument an einem Ort finden, ohne sich durch E-Mail-Threads wühlen zu müssen.
Schritt 4: Erstellen des Projektstrukturplans (WBS)
Die Software für Umfangsdokumente bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Projektarbeit zu verwalten:
- Zeichnen Sie die Termine Ihrer Aufgaben auf einer Zeitachse auf
- Verwalten Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, die für Ihr Team am besten geeignet sind
- Visualisieren Sie Arbeitsabläufe mit einer Kanban-Ansicht der Aufgaben, damit jeder weiß, was auf seinem Teller liegt.
- Halten Sie Ihr gesamtes Team im Zeitplan und verfolgen Sie Fristen mit Kalendern an einem einzigen Ort.
Schritt 5: Validieren Sie den Umfang
Neben den Zugriffsmöglichkeiten für Benutzer und der gemeinsamen Nutzung von Dateien ist das Risikomanagement ein weiteres nützliches Instrument zur Validierung des Umfangs (auch wenn dies nicht jede Software bietet).
Mit der Software können Sie in der Regel einen umfassenden Plan erstellen. Sie können die integrierte Vorlage für die Risikoanalyse verwenden, um alle Risiken zu bewerten, die Ihr Projekt betreffen. Sie hilft Entscheidungsträgern bei der Bewertung von Vorschlägen und der Vorbereitung der Geschäftsstrategie.
Schritt 6: Kontrolle des Umfangs
Dashboards sind eine gute Möglichkeit, den Projektumfang im Auge zu behalten. Sie fassen Projektdaten in einer einzigen Ansicht zusammen, die Sie auf der Grundlage der zu verfolgenden KPIs anpassen können. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über den Projektstatus.
Die Software für Umfangsdokumente bietet auch Visualisierungsfunktionen, mit denen Daten in leicht verständliche Flussdiagramme, Tortendiagramme und mehr umgewandelt werden können. Dank dieser visuellen Darstellung ist es ein Kinderspiel, etwaige Problembereiche schnell zu erkennen.
Schritt 7: Berichte erstellen
Die meisten Softwareprogramme für Umfangsdokumente bieten Ihnen die Flexibilität, entweder vorgefertigte Berichte zu verwenden oder benutzerdefinierte Berichte nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen.
Sie können die Berichtsfunktion nutzen, um relevante Informationen zu erfassen, sobald Sie das Projekt abgeschlossen haben. Auf diese Weise können Sie eine Zusammenfassung der Projekte erstellen, die Sie exportieren können, um sie mit Ihren Stakeholdern zu teilen und zu zeigen, dass Sie alle in der Umfangsangabe enthaltenen Leistungen erbracht haben.
Beispiele für Projektumfangserklärungen
1. Entwickeln einer App
Projektname; Mobile Anwendung, für eine Online-Einkaufsplattform
Schritt 1; Planung des Umfangsmanagements
Erstellen Sie einen Plan für das Management des Projektumfangs, einschließlich der Art und Weise, wie dieser definiert, validiert und überwacht wird.
Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für die Überwachung der mit dem Umfang verbundenen Aufgaben zu.
Schritt 2; Sammeln von Anforderungen
Erfassen Sie die Anforderungen der Beteiligten zu Aspekten wie Benutzeranmeldung, Produktauswahl, Suchoptionen, Warenkorbfunktionalität, Integration der Zahlungsabwicklung, Funktionen zur Auftragsverfolgung und Kundenrezensionen.
Verwenden Sie Methoden wie Interviews, Umfragen und Workshops, um alle Details zu sammeln.
Schritt 3; Festlegung des Umfangs
Erstellen Sie ein Dokument zum Projektumfang, in dem die Funktionen der App, die unterstützten Plattformen (iOS und Android) und die Einhaltung der UI/UX-Designstandards beschrieben werden.
Geben Sie klar an, welche Funktionen im Projektumfang enthalten sind und welche von der ersten Version ausgeschlossen werden.
Schritt 4; Erstellen einer Work Breakdown Structure (WBS)
Entwickeln Sie eine Aufteilung der Aufgaben durch einen Projektstrukturplan, der das Projekt in Phasen wie Planung, Entwurf, Entwicklung, Test und Bereitstellung unterteilt.
Unterteilen Sie jede Phase weiter in Teilaufgaben, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten abgedeckt sind.
Schritt 5; Validierung des Umfangs
Überprüfen Sie sowohl die Umfangsangabe als auch den Projektstrukturplan mit den Beteiligten, um zu bestätigen, dass alle Anforderungen korrekt erfasst wurden.
Holen Sie die Zustimmung der Beteiligten ein, um den definierten Umfang zu validieren.
Schritt 6: Verwaltung des Projektumfangs
Behalten Sie den Projektfortschritt im Einklang mit dem definierten Umfang im Auge. Behandeln Sie alle geforderten Änderungen durch einen Prozess der Änderungskontrolle.
Bewerten Sie die Auswirkungen von Änderungen auf die Projektziele und den Zeitplan.
Schritt 7; Erstellen von Berichten
Erstellen Sie Status-Updates, die den Fortschritt der Projektänderungen am Umfang beschreiben. Alle Herausforderungen.
Halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden, indem Sie sie mit Updates versorgen.
2. Baumanagement
Projektname; Bau von Wohneinheiten
Schritt 1; Planung des Umfangsmanagements
Erstellen Sie einen Plan für die Verwaltung des Projektumfangs, der detailliert beschreibt, wie dieser während des gesamten Projekts definiert, kontrolliert und verwaltet werden soll.
Bestimmen Sie die Beteiligten und ihre Zuständigkeiten beim Umfangsmanagement.
Schritt 2; Sammeln von Anforderungen
Erfassen Sie die Anforderungen an das Wohngebäude, einschließlich Details zu den Einheiten, Parkplätzen, Sporthalle, Dachgarten und Gemeinschaftsflächen.
Nutzen Sie Blaupausen, Architekturpläne und Besprechungen mit den Beteiligten, um die Anforderungen zu erfassen.
Schritt 3; Festlegung des Umfangs
Dokumentieren des Arbeitsumfangs für den Bau eines zehnstöckigen Gebäudes mit allen Einrichtungen unter Einhaltung der Bauvorschriften.
Geben Sie alle Ausnahmen an, wie z. B. Erweiterungen, die nicht Teil dieses Projekts sind. Schritt 4; Erstellen der Work Breakdown Structure (WBS)
Entwickeln Sie einen Projektstrukturplan (PSP), um das Projekt in verschiedene Phasen zu unterteilen: Vorbereitung des Standorts, Errichtung des Fundaments, Bau der Struktur, Installation der Sanitäranlagen, Abschluss der Außenarbeiten und Landschaftsgestaltung.
Fügen Sie zu jeder Phase Aufgaben hinzu, um sicherzustellen, dass der Projektumfang abgedeckt ist.
Schritt 5: Überprüfen des Umfangs
Legen Sie die Umfangsangabe und den Projektstrukturplan den Beteiligten zur Überprüfung und Genehmigung vor.
Führen Sie Begehungen und Überprüfungssitzungen durch, um zu bestätigen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.
Schritt 6; Verwalten des Umfangs
Überwachen Sie die Einhaltung des definierten Umfangs durch das Projekt und gehen Sie auf alle Änderungswünsche mit Hilfe eines Prozesses ein.
Verfolgen Sie die Änderungen des Umfangs und ihre Auswirkungen auf den Projektzeitplan und das Budget.
Schritt 7; Erstellen von Berichten
Erstellen Sie regelmäßig Fortschrittsberichte, die einen Überblick über abgeschlossene Aufgaben, anstehende Aktivitäten und Änderungen des Projektumfangs geben.
Halten Sie die Beteiligten über den Projektstatus und mögliche Probleme auf dem Laufenden.
3. IT-Dienstleistungsprojekt
Projekttitel; Upgrade der IT-Infrastruktur für die Unternehmenszentrale
Schritt 1; Planung des Umfangsmanagements
Entwickeln Sie einen Plan zum Umfangsmanagement, um den Projektumfang zu definieren, zu validieren und zu kontrollieren.
Weisen Sie den Mitgliedern des Projektteams die Verantwortlichkeiten für die Aufgaben des Umfangsmanagements zu.
Schritt 2: Erfassen Sie Ihre Anforderungen
Sammeln Sie zunächst die Informationen für die Aufrüstung der Infrastruktur, z. B. für die Aufrüstung von Servern, Netzwerk-Switches, Firewalls, Sicherungs- und Notfallwiederherstellungssystemen, einer Cloud-basierten E-Mail- und Kollaborationsplattform und Maßnahmen zur Cybersicherheit.
Führen Sie Interviews mit den Beteiligten durch und organisieren Sie Fokusgruppen. Abhalten von Anforderungsworkshops.
Schritt 3: Definieren des Projektumfangs
Dokumentieren Sie eine Erklärung zum Projektumfang, die alle Aufgaben umreißt und die erwarteten Verbesserungen bei der Netzwerkleistung, den Sicherheitsmaßnahmen und der Skalierbarkeit angibt.
Definieren Sie, was nicht zum Projektumfang gehört, z. B. Upgrades für wichtige Systeme.
Schritt 4: Entwicklung der Work Breakdown Structure (WBS)
Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, der das Projekt in Aufgaben unterteilt: Bewertung der Infrastruktur, Planung des Aufrüstungsprozesses, Beschaffung von Ressourcen, Implementierungsphase und Strategien zur Minimierung von Unterbrechungen.
Unterteilen Sie jede Aufgabe in Teilaufgaben, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten berücksichtigt werden.
Schritt 5; Validierung des Projektumfangs
Überprüfen Sie sowohl die Umfangsangabe als auch den Projektstrukturplan mit den Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt wurden.
Holen Sie die Zustimmung der Beteiligten ein, um den Projektumfang zu validieren.
Schritt 6; Verwalten des Projektumfangs
Behalten Sie den Überblick über den Projektumfang, indem Sie alle Änderungen durch ein Änderungskontrollverfahren behandeln.
Beurteilen Sie, wie sich Änderungen des Umfangs auf den Zeitplan und die Ziele des Projekts auswirken können.
Schritt 7: Erstellen von Berichten
Erstellen Sie aktuelle Berichte über den Projektfortschritt, Änderungen am Umfang und Herausforderungen.
Halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden, um Offenheit und Beteiligung während des Projekts aufrechtzuerhalten.
Diese detaillierten Aufschlüsselungen helfen dabei, die Abdeckung aller Elemente des Umfangsmanagements für jede Projektkategorie zu gewährleisten.
Beispiele für Software für Umfangsdokumente
- Microsoft Projekt
- Smartsheet
- Lucidchart
- Wrike
- Scoper.io
Schlussfolgerung
Der Projektumfang ist ein wichtiges Element bei der Verwaltung eines erfolgreichen Projekts.
Und dank der Software für Umfangsdokumente haben Sie Zugang zu allen Funktionen, die Ihre Projekte effizienter machen werden. Die Software ist jedoch nur dann hilfreich für Sie, wenn sie über Funktionen verfügt, die Sie auch nutzen können. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige Software finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht, um Ihren Projektumfang effizient zu verwalten.
Haben Sie schon einmal eine Software zur Verwaltung des Projektumfangs verwendet? Wie waren Ihre Erfahrungen?
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