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Comment écrire un document Scope
Sans une bonne planification, il peut être difficile d'apprivoiser la bête "projet". Une minute, ils apparaissent comme une routine de cirque bien organisée, avec plusieurs parties mobiles qui s'enchaînent harmonieusement. Mais dès qu'une pièce sort de l'alignement, le chaos s'installe.
C'est pour cette raison que l'utilisation d'un logiciel de document de portée est salvatrice. Un document de portée permet de définir les limites du projet afin d'obtenir un cadre précis de ce qui doit être inclus et de ce qui ne doit pas l'être.
Mais ce n'est que la moitié de l'équation. Vous avez besoin du bon logiciel pour permettre une phase de planification efficace et faciliter l'exécution. Heureusement, les logiciels de documents de portée offrent un certain nombre de fonctionnalités qui vous permettent de contrôler chaque étape de la gestion de la portée. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière de mieux gérer votre projet à l'aide du logiciel Scope Document.
Comment écrire un document de portée du projet
Étape 1 : Planifier la gestion du périmètre
Les fonctions d'utilisateur sont un élément principal du logiciel de documents de portée. L'ensemble du logiciel vous permet de créer des groupes d'utilisateurs et des comptes d'invités. Vous pouvez inviter vos clients, contractants, employés et autres personnes à rejoindre l'espace de travail commun. Vous pouvez même définir des niveaux d'autorisation pour eux.
Étape 2 : Saisissez vos exigences
Certains logiciels proposent des formulaires personnalisables qui vous permettent de saisir des données de manière rationnelle. D'autres s'intègrent à des applications tierces, ce qui vous permet de saisir des informations avec différentes présentations de formulaires.
Étape 3 : Définir le périmètre
La possibilité de définir et de décrire la portée de votre projet, les hypothèses, les processus et bien plus encore est le principal composant des solutions de documents de portée. Certaines proposent un champ standard de texte enrichi, appelé "description", pour saisir des informations telles que la description du projet et la portée. Les utilisateurs peuvent même créer des champs personnalisés pour documenter d'autres informations.
Le stockage de fichiers est une autre fonctionnalité courante. Les intégrations avec des applications populaires telles que Dropbox et Google Drive vous permettent de partager et d'accéder rapidement à tous les documents de projet avec votre équipe. Tout le monde peut trouver le bon document au même endroit, sans avoir à fouiller dans les fils de discussion des e-mails.
Étape 4 : Création de l'organigramme technique de projet (OTP)
Le logiciel pour documents de portée vous offre différentes possibilités pour gérer votre travail de projet :
- Enregistrez les dates de vos tâches sur un axe temporel
- Gérer les dépendances des tâches
- Créez des flux de travail personnalisés qui conviennent le mieux à votre équipe
- Visualisez les processus de travail avec une vue Kanban des tâches, afin que chacun sache ce qu'il y a dans son assiette.
- Gardez toute votre équipe dans les temps et suivez les échéances avec des calendriers en un seul endroit.
Étape 5 : Valider la portée
Outre les possibilités d'accès pour les utilisateurs et le partage de fichiers, la gestion des risques est un autre outil utile pour valider la portée (même si tous les logiciels ne le proposent pas).
Le logiciel vous permet généralement d'élaborer un plan complet. Vous pouvez utiliser le modèle intégré d'analyse des risques pour évaluer tous les risques qui affectent votre projet. Il aide les décideurs à évaluer les propositions et à préparer la stratégie commerciale.
Étape 6 : Contrôle de la circonférence
Les tableaux de bord sont un bon moyen de garder un œil sur la portée du projet. Ils regroupent les données du projet en une seule vue, que vous pouvez adapter en fonction des indicateurs clés de performance à suivre. Vous obtenez ainsi un aperçu complet de l'état du projet.
Le logiciel pour documents volumineux offre également des fonctions de visualisation qui permettent de convertir les données en organigrammes, camemberts et autres, faciles à comprendre. Grâce à cette représentation visuelle, il est facile d'identifier rapidement les éventuelles zones problématiques.
Étape 7 : Créer des rapports
La plupart des logiciels de documents de portée vous offrent la flexibilité d'utiliser des rapports prédéfinis ou de créer des rapports personnalisés en fonction de vos besoins.
Vous pouvez utiliser la fonction de rapport pour collecter des informations pertinentes dès que vous avez terminé le projet. Vous pouvez ainsi créer un résumé du projet que vous pouvez exporter pour le partager avec vos parties prenantes et montrer que vous avez fourni tous les services inclus dans la déclaration de portée.
Exemples de déclarations de portée de projet
1. développer une application
Nom du projet ; Application mobile, pour une plateforme d'achat en ligne
Étape 1 ; Planification de la gestion du périmètre
Établir un plan de gestion du périmètre du projet, y compris la manière dont il sera défini, validé et suivi.
Attribuez des rôles et des responsabilités pour le suivi des tâches liées au périmètre.
Étape 2 ; Collecte des exigences
Recueillir les besoins des parties prenantes sur des aspects tels que la connexion des utilisateurs, la sélection des produits, les options de recherche, les fonctionnalités du panier d'achat, l'intégration du traitement des paiements, les fonctionnalités de suivi des commandes et les avis des clients.
Utilisez des méthodes telles que des interviews, des enquêtes et des ateliers pour recueillir tous les détails.
Étape 3 ; Définition de la portée
Créer un document sur la portée du projet, décrivant les fonctionnalités de l'application, les plateformes prises en charge (iOS et Android) et le respect des normes de conception UI/UX.
Indiquez clairement quelles fonctionnalités sont incluses dans le périmètre du projet et lesquelles seront exclues de la première version.
Étape 4 ; Création d'une Work Breakdown Structure (WBS)
Développer une répartition des tâches par le biais d'un organigramme de projet qui divise le projet en phases telles que la planification, la conception, le développement, les tests et le déploiement.
Subdivisez davantage chaque phase en sous-tâches afin de vous assurer que toutes les activités sont couvertes.
Étape 5 ; validation de la portée
Vérifier à la fois le périmètre et l'organigramme du projet avec les parties prenantes pour confirmer que toutes les exigences ont été correctement enregistrées.
Obtenez l'accord des parties prenantes pour valider le périmètre défini.
Étape 6 : Gestion de la portée du projet
Suivez l'avancement du projet en fonction du périmètre défini. Traitez tous les changements demandés par un processus de contrôle des changements.
Évaluez l'impact des changements sur les objectifs et le calendrier du projet.
Étape 7 ; Créer des rapports
Créer des mises à jour d'état décrivant l'avancement des modifications apportées au périmètre du projet. Tous les défis.
Tenez les parties prenantes informées en leur fournissant des mises à jour.
2. gestion de la construction
Nom du projet ; Construction d'unités d'habitation
Étape 1 ; Planification de la gestion du périmètre
Créez un plan de gestion de la portée du projet qui décrit en détail comment celle-ci sera définie, contrôlée et gérée tout au long du projet.
Déterminer les parties prenantes et leurs responsabilités dans la gestion du périmètre.
Étape 2 ; Collecte des exigences
Enregistrez les exigences relatives au bâtiment résidentiel, y compris les détails concernant les unités, les places de parking, le gymnase, le jardin sur le toit et les espaces communs.
Utilisez les bleus, les plans d'architecture et les réunions avec les parties prenantes pour recueillir les exigences.
Étape 3 ; Définition de la portée
Documenter l'étendue des travaux pour la construction d'un bâtiment de dix étages avec toutes les installations en respectant les règles de construction.
Indiquez toutes les exceptions, comme par exemple les extensions qui ne font pas partie de ce projet. Étape 4 ; Créer la Work Breakdown Structure (WBS)
Développez un organigramme technique de projet (OTP) afin de diviser le projet en différentes phases : Préparation du site, construction des fondations, construction de la structure, installation de la plomberie, achèvement des travaux extérieurs et aménagement paysager.
Ajoutez des tâches à chaque phase pour vous assurer que le périmètre du projet est couvert.
Étape 5 : Vérifier la circonférence
Soumettez la déclaration de portée et l'organigramme du projet aux parties concernées pour examen et approbation.
Effectuez des visites et des sessions de vérification pour confirmer que toutes les exigences sont remplies.
Étape 6 ; Gérer le périmètre
Surveillez le respect par le projet du périmètre défini et répondez à toutes les demandes de changement à l'aide d'un processus.
Suivre les changements de périmètre et leur impact sur le calendrier du projet et le budget.
Étape 7 ; Créer des rapports
Produisez régulièrement des rapports d'avancement qui donnent un aperçu des tâches achevées, des activités à venir et des modifications de la portée du projet.
Tenez les parties prenantes informées de l'état d'avancement du projet et des problèmes éventuels.
3. projet de services informatiques
Titre du projet ; Mise à niveau de l'infrastructure informatique pour le siège de l'entreprise
Étape 1 ; Planification de la gestion du périmètre
Développer un plan de gestion du périmètre pour définir, valider et contrôler le périmètre du projet.
Attribuez les responsabilités des tâches de gestion du périmètre aux membres de l'équipe de projet.
Étape 2 : Saisissez vos exigences
Commencez par rassembler les informations nécessaires à la mise à niveau de l'infrastructure, par exemple pour la mise à niveau des serveurs, des commutateurs réseau, des pare-feu, des systèmes de sauvegarde et de récupération après sinistre, d'une plateforme de messagerie et de collaboration basée sur le cloud et des mesures de cybersécurité.
Réaliser des entretiens avec les parties prenantes et organiser des groupes de discussion. Organiser des ateliers sur les exigences.
Étape 3 : Définir la portée du projet
Documentez une déclaration de portée du projet qui décrit toutes les tâches et indique les améliorations attendues en termes de performances du réseau, de mesures de sécurité et d'évolutivité.
Définir ce qui ne fait pas partie du périmètre du projet, par exemple les mises à niveau des systèmes importants.
Étape 4 : Développement de la Work Breakdown Structure (WBS)
Créez un organigramme de projet qui divise le projet en tâches : Évaluation de l'infrastructure, planification du processus de mise à niveau, acquisition des ressources, phase de mise en œuvre et stratégies visant à minimiser les interruptions.
Divisez chaque tâche en sous-tâches afin de vous assurer que toutes les activités sont prises en compte.
Étape 5 ; validation de la portée du projet
Examinez à la fois le périmètre et l'organigramme du projet avec les parties prenantes pour vous assurer que toutes les exigences ont été prises en compte.
Obtenez l'accord des parties prenantes pour valider la portée du projet.
Étape 6 ; Gérer la portée du projet
Gardez une vue d'ensemble de la portée du projet en traitant toutes les modifications par une procédure de contrôle des modifications.
Évaluez la manière dont les changements de portée peuvent affecter le calendrier et les objectifs du projet.
Étape 7 : Créer des rapports
Créez des rapports actualisés sur l'avancement du projet, les changements de périmètre et les défis.
Tenez les parties prenantes informées afin de maintenir l'ouverture et la participation tout au long du projet.
Ces ventilations détaillées permettent de garantir la couverture de tous les éléments de la gestion du périmètre pour chaque catégorie de projet.
Exemples de logiciels pour documents de portée
- Projet Microsoft
- Smartsheet
- Lucidchart
- Wrike
- Scoper.io
Conclusion
La portée du projet est un élément important dans la gestion d'un projet réussi.
Et grâce au logiciel pour documents volumineux, vous avez accès à toutes les fonctions qui rendront vos projets plus efficaces. Toutefois, le logiciel ne vous sera utile que s'il dispose de fonctions que vous pouvez utiliser. Assurez-vous donc de trouver le logiciel adapté à vos besoins pour gérer efficacement la portée de votre projet.
Avez-vous déjà utilisé un logiciel pour gérer la portée d'un projet ? Quelle a été votre expérience ?
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