El mercado: optimizadores especializados que no deberías intentar imitar

La optimización de rutas es un campo matemáticamente complejo que lleva décadas desarrollándose. Proveedores como PTV, Wanko o Greenplan cuentan con motores de optimización capaces de calcular millones de variantes en cuestión de segundos y de tener en cuenta condiciones marco que casi ninguna empresa podría reproducir por sí misma sin poner en marcha un proyecto de investigación.

Nuestra recomendación al respecto es clara, aunque desarrollemos software a medida: para la optimización en sí, adquiera un producto estándar. Un optimizador propio prácticamente nunca resulta rentable para una empresa de transporte de tamaño medio, ya que competiría con productos en los que se han invertido cientos de años-persona. Quien le venda un desarrollo a medida para el núcleo de la optimización de rutas le está vendiendo el proyecto equivocado. Esta honestidad respecto a los límites del software a medida es una de las preguntas que debería plantear a cualquier socio; cuáles son, se explica en Elegir un socio para el desarrollo de software.

Por qué, a pesar de todo, una buena optimización de las rutas fracasa en el día a día

Si el optimizador es tan bueno, ¿por qué en muchas empresas de transporte las rutas acaban volviéndose a fijar, al final, basándose en la experiencia y la intuición? Porque la herramienta funciona de forma aislada.

El proceso habitual es el siguiente: los pedidos llegan por correo electrónico y al TMS. Por la mañana, el planificador los transfiere al optimizador, ya sea manualmente o mediante una exportación parcial, introduce los casos especiales, inicia el cálculo, comprueba el resultado y vuelve a enviar las rutas finalizadas al TMS y a los conductores. Cada uno de estos pasos se realiza manualmente. Bajo la presión del tiempo —y el departamento de planificación siempre está bajo presión—, en algún momento se omite el paso por el optimizador y se vuelve a planificar manualmente. El mejor resultado de optimización no sirve de nada si el proceso para alcanzarlo es demasiado engorroso como para llevarlo a cabo a diario. El artículo sobre La proliferación descontrolada del SaaS.

Un ejemplo: una empresa de logística alimentaria con 40 camiones propios dedicados al transporte de corta distancia cuenta con la licencia de un potente optimizador. En teoría, con él realiza una planificación óptima. En la práctica, por las mañanas el departamento de planificación exporta los pedidos desde el TMS a un archivo, los carga en el optimizador, corrige manualmente los casos que se han perdido en la exportación y vuelve a transferir las rutas finalizadas. En los días de gran volumen de trabajo no hay tiempo para ello, por lo que la planificación se realiza siguiendo el modelo de la semana anterior. El optimizador es excelente, pero permanece inactivo la mitad de la semana.

Cuánto cuesta el déficit: un cálculo aproximado

El coste del trabajo manual relacionado con el optimizador se puede cuantificar. Introduzca sus propios valores; los siguientes son un modelo, no un punto de referencia.

Supongamos que un planificador dedica 2 horas al día a introducir pedidos en el optimizador, comprobar el resultado y enviar las rutas al TMS y a los conductores. Con 220 días laborables y unos costes totales de 55 euros, esto supone 2 × 220 × 55 = 24 200 euros al año, solo por el trasvase de datos relacionado con una herramienta que, en realidad, debería ahorrar tiempo.

Importante: se trata de un potencial bruto teórico, no de una cantidad ahorrada, y aún no es la partida más importante. El efecto más costoso es invisible: las rutas que, debido a la presión del tiempo, ni siquiera se optimizan porque el proceso a través de la herramienta resulta demasiado engorroso. Estos kilómetros adicionales recorridos no aparecen en ningún cálculo y, a menudo, superan con creces el tiempo dedicado exclusivamente a la coordinación. Solo un análisis del proceso permite determinar cuánto de ello se recupera realmente.

¿Optimizador estándar, configuración o integración propia?

Antes de plantearse una solución propia, conviene realizar un análisis sincero siguiendo este orden.

En primer lugar: lance su producto estándar de forma adecuada. La mayoría de los optimizadores cubren más restricciones de las que se utilizan inicialmente. A menudo, el problema no radica en la herramienta, sino en una implementación a medias.

En segundo lugar: comprueba las interfaces estándar. Muchos optimizadores y sistemas de gestión de transporte (TMS) incluyen conectores ya preparados. Si alguno de ellos se adapta a su flujo de pedidos, no lo recree.

En tercer lugar: ¿Son sus pedidos demasiado específicos para el procedimiento estándar? Solo cuando los pedidos tengan que seguir transfiriéndose manualmente al optimizador y viceversa, porque su sistema de recepción y su lógica de planificación no se ajustan a las interfaces ya existentes, merece la pena desarrollar una integración propia. Tenga en cuenta la diferencia: en ese caso, no se crea el optimizador, sino la conexión con él.

Cuándo no es adecuado un optimizador estándar

Hay casos en los que incluso un producto estándar bien configurado llega a sus límites: normas de carga muy específicas, una combinación de flota propia y subcontratistas variables en una planificación, franjas horarias inusuales o lógica de mercancías peligrosas. Incluso en esos casos, la primera solución rara vez es desarrollar un optimizador propio. Lo más lógico es buscar un producto especializado que domine precisamente esa restricción; el mercado del software de planificación de rutas es más amplio de lo que sugieren los tres grandes nombres. Solo cuando realmente ningún producto se adapta a su restricción principal y esta constituye su ventaja competitiva, se plantea el desarrollo individual del núcleo de optimización, y aun así, normalmente como complemento, no como sustituto.

Cuánto cuesta la integración en el flujo de Dispo

Aquí se paga por la integración y el flujo de datos, no por un núcleo de optimización. Una única conexión que introduzca automáticamente los datos de los pedidos en el optimizador y envíe los resultados al TMS y a los conductores tiene un coste estimado, en caso de desarrollo a medida, de unos 50 000 EUR. Una capa de planificación integrada, que conecte el registro de pedidos, la conexión con el optimizador y el estado de los mismos, cuesta para empresas de transporte de este tamaño entre 75 000 y 150 000 euros, a lo que hay que añadir, a título orientativo, entre un 15 % y un 20 % anual en concepto de funcionamiento y desarrollo continuo.

El resultado final de su proyecto dependerá del número de interfaces con el TMS y el optimizador, de la calidad de los datos maestros y del número de casos especiales. La ventaja es doble: se elimina el trabajo manual diario relacionado con el optimizador y este se utiliza realmente todos los días, ya que acceder a él ya no supone ningún obstáculo. Solo entonces el producto, por el que de todos modos ya pagas, ofrece todo su valor. El desglose completo de los costes se encuentra en Cuánto cuesta la digitalización en las pymes, el artículo sobre el tema muestra el proceso de cálculo de la utilidad Retorno de la inversión (ROI) del software a medida. A continuación se muestra cómo se puede establecer el flujo de datos entre el correo electrónico, el TMS y el optimizador sin necesidad de introducir los datos por duplicado: De la doble introducción de datos a cero introducciones manuales.

Esta integración forma parte de la capa operativa, que se sitúa por encima del TMS y del optimizador y que aglutina la planificación de la producción. En nuestra página sobre... se muestra cómo es esta capa en su conjunto. Plataformas operativas para empresas de transporte; lo que realmente importa en la disposición es el artículo sobre Software de planificación para empresas de transporte.

Autoevaluación: ¿Necesita su planificación de rutas una integración propia?

Probablemente, su próximo paso sea desarrollar una integración propia en lugar de seguir realizando tareas manuales si se dan varios de estos puntos:

• Por la mañana, los pedidos se transfieren manualmente desde el correo electrónico o el TMS al optimizador.
• A continuación, las rutas optimizadas se transfieren manualmente al TMS y se envían a los conductores.
• Cuando hay prisa, se prescinde del optimizador y se vuelve a planificar basándose en la experiencia.
• Su optimizador y su TMS no disponen de una interfaz estándar adecuada para su entrada de pedidos.
• Sabe que sus recorridos podrían ser mejores, pero la herramienta para ello está ahí, sin utilizarse.

Probablemente sea no El siguiente paso que debe dar si aún no ha implementado correctamente su optimizador, o si ya dispone de un conector listo para usar entre el TMS y el optimizador que cubre su flujo de pedidos.

Qué hacer ahora

Separa claramente ambas cuestiones. Para la optimización de las rutas en sí, elija un producto estándar e impleméntelo correctamente; en este caso, crear una solución propia no es la mejor opción. A continuación, mida cuánto tiempo requiere el trabajo manual relacionado con esta herramienta y observe con qué frecuencia se omite cuando hay prisa. Ambas observaciones juntas le indicarán si merece la pena desarrollar una integración propia.

Si la herramienta sigue siendo una «isla» porque los datos se introducen y se extraen manualmente, la inversión más rentable es la integración en el flujo de Dispo, y no un nuevo optimizador. Si quieres ver cómo sería esta integración para una empresa de transporte de tu tamaño, puedes consultarlo en nuestra página sobre Plataformas operativas para empresas de transporte, o bien usted concertar una cita.