Un cahier des charges définit les activités, les services à fournir et le calendrier d'un projet. Il définit les prestations attendues du contractant, le niveau et la qualité de ces prestations, ainsi que la tarification et les dispositions légales applicables aux travaux à effectuer.
Il est l'un des premiers documents à être rédigé dans le cadre d'un projet. Il définit le cadre du projet avant que la planification et l'exécution ne commencent. Un cahier des charges efficace et bien rédigé permet de mieux contrôler le travail à effectuer. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les différents types de cahiers des charges et sur la manière de les rédiger.
Qu'est-ce qu'un énoncé de travail ?
Un Statement of Work (SOW) est un élément essentiel du processus d'achat d'une entreprise. Il s'agit d'un document formel qui indique à un contractant ou à un fournisseur la manière dont le travail de projet doit être réalisé. En bref, un SOW définit tous les aspects de votre projet et établit les bases de votre plan de projet.
Un SOW bien rédigé aide les deux parties à comprendre les paramètres d'un projet réussi. Un SOW mal rédigé peut être source de conflits s'il n'est pas rédigé correctement. Cela conduit les parties à se disputer sur des attentes peu claires et sur la définition d'un travail bien fait. Pour éviter de tels litiges, un cahier des charges bien rédigé doit contenir les éléments suivants :
- une liste des produits attendus
- une liste des tâches qui mènent à la création du produit
- des informations sur la personne qui effectuera les tâches énumérées
- Dates d'échéance pour les produits à livrer
- Échéancier des paiements et délais
- Détermination de qui se charge des tâches principales
Comment savoir quand rédiger un cahier des charges ?
Un cahier des charges est un outil organisationnel important qui doit permettre d'appréhender le travail du projet. Il met particulièrement l'accent sur les éléments qui seront déterminants pour la réussite du projet.
Il fait partie d'un contrat avec un contractant, un fournisseur ou un consultant externe. Elle peut également être utile en tant qu'étape intermédiaire dans la planification de projets internes plus importants et plus complexes, qui nécessitent des contrôles organisationnels stricts pour être menés à bien. Une description de travail bien rédigée ouvre la porte à l'engagement d'experts techniques pour un projet important et complexe.
Un cahier des charges est essentiellement un outil de communication. Il décrit le travail à effectuer. Toute personne ayant la capacité de communiquer par écrit peut le rédiger.
Les types de descriptions de travail
Projet et cahier des charges détaillé
Ce type d'instruction de travail indique explicitement au sous-traitant comment il doit exécuter la commande et définit les exigences précises nécessaires à sa réussite. Il s'agit notamment des dimensions exactes, des tolérances requises, des matériaux nécessaires, des exigences en matière de contrôle de la qualité, etc. Les instructions de procédure étant explicites dans les instructions de travail, c'est l'auteur des instructions de travail qui assume le risque de performance.
Taux d'effort, temps et matériel, taux unitaire Instruction de travail
Ce type de cahier des charges peut être utilisé pour les accords contractuels basés sur les services. Il contient les éléments essentiels de tout cahier des charges, mais l'accent est mis sur les matériaux nécessaires à l'exécution du travail et sur le temps consacré à ce travail.
Description du travail basée sur la performance
Ce type de SOW est utilisé lorsque les détails concernant l'exécution des travaux ne sont pas inclus. En raison de la minimisation des risques liés à la performance, cette SOW est le type de document privilégié par la plupart des entreprises.
Comment rédiger une description de service ?
Un SOW doit contenir les sections suivantes :
Objectifs
Cette section contient le but du projet global et ses objectifs. L'énumération de ces objectifs garantit que les attentes seront satisfaites par la suite.
Portée
Cette section contient les tâches qu'un travailleur doit effectuer pour atteindre les objectifs.
Horaire
Cette section contient les différentes échéances pour chaque partie du projet. Des retards dans les prestations à fournir peuvent être causés par le non-respect de l'une des échéances.
Prix
Cette section contient l'échéancier des paiements et les exigences relatives à la garantie du paiement final.
Hypothèses importantes
Lorsqu'une entreprise travaille pour une autre, des hypothèses peuvent être considérées comme allant de soi. Par exemple, le contractant pourrait supposer qu'il a accès au système informatique de l'autre entreprise. Le fait de mentionner un tel accès dans la section relative aux hypothèses du SOW permet d'éviter toute ambiguïté ultérieure.
Diminution
Les critères énumérés dans cette section sont les exigences auxquelles le contractant doit satisfaire avant de recevoir le paiement final pour son travail.
Directives générales à respecter avant la création d'un SOW
Pour rédiger le meilleur cahier des charges possible, vous devez suivre les étapes suivantes :
Brainstorming avant le lancement
Un grand projet se compose de plusieurs éléments. Réfléchissez à ce dont vous avez besoin et négociez ces conditions. Cela vous permettra également de mieux évaluer les décisions que vous devrez prendre plus tard dans la phase de développement du projet.
Écrivez votre SOW le plus tôt possible
Pendant que vous écrivez le SOW, vous devez vous concentrer sur ce dont votre projet a besoin. La rédaction du SOW aura un impact sur vos décisions concernant la manière dont le projet fonctionnera le mieux.
Fixer des attentes
Réfléchissez à ce qui fera de votre projet un succès ou un échec. Définissez ensuite vos attentes dans le cahier des charges. De cette manière, le contractant saura s'il court le risque d'échouer.
Prévoyez des vérifications formelles
Une erreur cruciale consiste à laisser votre projet se poursuivre de manière incontrôlée après son lancement. Dans votre cahier des charges, vous devez préciser à quel moment toutes les parties prenantes doivent se réunir pour vérifier les performances du projet.
Ajouter une spécificité
Vous devriez inclure dans votre SOW une vague description de certains domaines clés qui feront échouer le projet. Incluez également une section dans le SOW qui se réfère à des critères importants tels que les objectifs, Portée et les exigences.
Définissez les détails à l'avance
Avant de rédiger le cahier des charges, vous devez avoir conclu un accord. C'est une erreur de négocier pendant la rédaction du document SOW. Vous devriez connaître les conditions avant de les documenter dans le SOW.
Définir les termes
Les termes sectoriels et les acronymes peuvent s'avérer destructeurs si une partie ne les comprend pas. Si une entreprise utilise un langage spécifique à un secteur, elle devrait expliquer ces termes plus en détail dans le SOW.
Mener des discussions internes
Vous devez savoir quels membres de l'équipe vont travailler sur le projet. Vous devriez parler à chacun d'entre eux afin de connaître leurs objectifs et leurs attentes. Une fois qu'un SOW a été créé, vous devriez leur demander de le lire pour voir s'ils souhaitent y ajouter quelque chose.
Ne l'écrasez pas
Un long SOW semble normalement être une bonne idée. Mais ce n'est pas vrai. Si vous présentez un long document SOW à un contractant, celui-ci ressentira le besoin de le faire examiner par un avocat. Il est donc préférable de rédiger une SOW solide, suffisamment courte pour que les deux parties puissent se mettre d'accord sans faire appel à un avocat.
Considérations finales
Le succès de tout projet commence par sa définition. Une description de travail bien formulée conduit à une réalisation efficace du projet et à un résultat conforme à vos normes de réussite.
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